Tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp, tiết kiệm tại Hà Nội

Tổ chức sự kiện đang là dịch vụ rất được quan tâm. Nhưng không phải ai cũng biết cách tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín. Trong bài viết này, AT Hà Nội sẽ chia sẻ với bạn những kinh nghiệm và hiểu biết về tổ chức sự kiện, xin mời các bạn đón đọc!

Tổ chức sự kiện là gì? Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện hay tổ chức event là thuật ngữ để thể hiện một chuỗi các hoạt động trong quy trình thực hiện ra một sự kiện có ý nghĩa, có thời gian, địa điểm xác định, hướng tới một hay nhiều nhóm đối tượng, truyền tải thông điệp mà người tổ chức mong muốn. Các hoạt động khi tổ chức sự kiện có thể là: lập kế hoạch, thiết kế backdrop, trang trí sự kiện, tiếp đón khách mời,…

Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì?

Dịch vụ tổ chức sự kiện là một loại hình cung cấp dịch vụ, đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện của một cá nhân hay tập thể/doanh nghiệp. Khi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện sẽ đứng ra thực hiện và chịu trách nhiệm cho sự thành công của sự kiện đó. Nhờ có các dịch vụ tổ chức sự kiện mà việc tổ chức sự kiện trở nên nhẹ nhàng, dễ dàng, nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn. Những mục đích khi tổ chức sự kiện cũng đạt được hiệu quả hơn. 

Vai trò, ý nghĩa, mục đích của tổ chức sự kiện

Mỗi sự kiện được tổ chức đều mang trong mình những vai trò, ý nghĩa, mục đích quan trọng khác nhau. Nhưng nhìn chung tổ chức sự kiện sẽ đem lại những giá trị quan trọng.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Đối với các doanh nghiệp thì tổ chức sự kiện là một kênh truyền thông hiệu quả tiếp cận được số lượng lớn đối tượng khách hàng mục tiêu. Vậy vai trò của tổ chức sự kiện là gì? Dưới đây là một số vai trò chính của tổ chức sự kiện doanh nghiệp:

• Củng cố vị trí, thương hiệu của công ty, doanh nghiệp: Đây là vai trò đầu tiên và quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện vì tổ chức sự kiện giúp tăng uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Tại sự kiện, khách hàng sẽ trực tiếp tiếp xúc, quan sát, đánh giá sản phẩm, dịch vụ, cách làm việc của doanh nghiệp. 
• Tạo ấn tượng, điểm nhấn với khách hàng: Khi đến với bất cứ một sự kiện nào khách hàng sẽ có dịp được trải nghiệm cũng như tiếp xúc trực tiếp với các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp một cách gần hơn. So với việc chỉ xuất hiện trên truyền hình hay trên các báo mạng, các phương tiện thông tin đại chúng thì nay khách hàng vừa: “mắt thấy, tai nghe, tay sờ” để cảm nhận, đánh giá sẽ thiết thực, khách quan và ghi dấu ấn sâu đậm hơn. Cách doanh nghiệp tổ chức sự kiện cũng sẽ quyết định rất lớn đến cách nhìn của khách hàng và quyết định sử dụng dịch vụ trong tương lai.
• Tìm kiếm được đối tượng khách hàng tiềm năng: Đây cũng là dịp quan trọng để doanh nghiệp tìm kiếm các khách hàng tiềm năng. Thông qua quá trình trải nghiệm trực tiếp sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp, các đối tác khách hàng có ấn tượng tốt với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp sẽ quan tâm và có xu hướng tiêu dùng, sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp đó.

Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích của tổ chức sự kiện chính là những giá trị, kết quả mà cá nhân, tập thể/doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện mong muốn đạt được. Mỗi sự kiện lại được tổ chức với nhiều mục đích khác nhau. Một số mục đích phổ biến khi tổ chức sự kiện như: 

• Truyền tải được những giá trị, thông điệp, thông tin, kiến thức,… đến khách mời và đối tượng mục tiêu.
• Tạo ra môi trường, không gian phù hợp để đội ngũ nhân sự trong công ty được giao lưu, tìm hiểu, gắn kết hơn. Từ đó tăng tinh thần đoàn kết nội bộ, giúp công việc diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao hơn.
• Quảng bá thông tin của các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang muốn đẩy mạnh phát triển trong thời gian tới. Đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng, tăng độ nhận diện, tăng uy tín của doanh nghiệp, tăng sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp và sản phẩm từ đó tăng doanh số bán hàng. 

• Đối với các sự kiện mang tính chất cá nhân hơn như kỷ niệm ngày cưới, sự kiện cưới hỏi, ngày valentine, sinh nhật,… thì mục đích tổ chức sự kiện sẽ là một dấu mốc quan trọng đánh dấu sự phát triển, đánh dấu một ngày ý nghĩa trong cuộc đời, lưu giữ kỷ niệm đáng nhớ,…
• Với những sự kiện từ thiện, gây quỹ thì được tổ chức với mong muốn gây nên quỹ từ thiện, sự đóng góp của người tham gia sẽ được gửi đến những hoàn cảnh khó khăn cần sự giúp đỡ của cộng đồng. 
• Tri ân, cảm ơn khách hàng, đối tác và cán bộ công nhân viên trong công ty đã luôn đồng hành và ủng hộ doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động.
• Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện cũng có mục đích chiêu mộ nhân tài, thu hút ứng viên tiềm năng “đầu quân” làm việc và cùng phát triển. 
• Tạo môi trường, cơ hội giao lưu, phát triển mối quan hệ lâu dài, tốt đẹp với những đối tác, khách hàng tiềm năng. 

Ý nghĩa của tổ chức sự kiện

Ý nghĩa lớn nhất của việc tổ chức sự kiện là sử dụng sức mạnh của truyền thông quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty. Đây chính là cơ hội để các doanh nghiệp có thể đến gần hơn với đối tác, khách hàng tiềm năng. Tạo ra nhiều mối quan hệ kinh doanh chất lượng nhanh chóng, hiệu quả. 

Các chương trình sự kiện được tổ chức đều mang những ý nghĩa riêng đối với cá nhân chủ doanh nghiệp và tập thể doanh nghiệp. Đó có thể là dấu mốc chuyển mình hoặc là kỷ niệm đáng nhớ trong quá trình phát triển của doanh nghiệp hoặc của một con người. 

Một số loại hình tổ chức sự kiện

Tùy theo mục đích của người tổ chức mà có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện khác nhau. Mối loại hình tổ chức sẽ phù hợp với nhóm đối tượng khách mời khác nhau, cần tổ chức tại địa điểm, không gian khác nhau, các trang trí và các thiết bị tổ chức sự kiện cũng có những yêu cầu khác nhau. Dưới đây là một số loại hình tổ chức sự kiện phổ biến: 

• Hội nghị: là một loại sự kiện có tính chất giống như một buổi họp nhưng với quy mô và tầm quan trọng lớn hơn, hội nghị có thể kéo dài trong vài ngày, thành phần tham gia là đại diện từ nhiều tổ chức, công ty hoặc ngành nghề khác nhau. Hội nghị thường bao gồm các buổi diễn thuyết, buổi thảo luận, hoạt động giao lưu và các hoạt động phụ khác.
• Hội thảo: là loại sự kiện tập trung vào việc chia sẻ kiến thức, kỹ năng hoặc kinh nghiệm trong một lĩnh vực cụ thể. Hội thảo thường bao gồm các bài diễn thuyết, phiên thảo luận, và hoạt động tương tác giữa người tham dự.
• Sự kiện giáo dục: là các sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục.
• Triển lãm: là một sự kiện tập trung vào việc trưng bày sản phẩm, dịch vụ hoặc công nghệ mới của một công ty. Sự kiện triển lãm thường bao gồm các gian hàng trưng bày, phiên họp, thảo luận chuyên đề, và các hoạt động liên quan khác.
• Sự kiện khen thưởng, tri ân: là các sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể.

• Lễ kỷ niệm và lễ hội: là các sự kiện được tổ chức thường niên nhằm kỷ niệm, tôn vinh một sự kiện lịch sử hoặc một ngày lễ đặc biệt. 
• Sự kiện thể thao: là các sự kiện liên quan đến hoạt động thể thao và giải trí, bao gồm các cuộc thi, giải đấu, hoặc hoạt động thể thao đặc biệt. Ví dụ như: giải đấu bóng đá, marathon, giải đua xe, giải golf, giải quần vợt,…
• Buổi tiệc: là sự kiện mang tính chất giải trí hoặc có mục đích tạo dịp giao lưu giữa các khách mời. Một số loại tiệc phổ biến có thể kể đến như: tiệc đón tiếp, tiệc kỷ niệm, tiệc mừng ra mắt sản phẩm, tiệc tân niên,…

Công việc của công ty tổ chức sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện là một đơn vị chuyên nghiệp chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý, triển khai và chịu trách nhiệm cho các hoạt động trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Tuỳ theo nhu cầu, gói dịch vụ của từng khách hàng thì công ty tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận và thực hiện các công việc khác nhau như: 

Tư vấn, lên ý tưởng và xây dựng kế hoạch sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện tư vấn, lên ý tưởng và hỗ trợ khách hàng trong việc lên kế hoạch và thiết kế sự kiện dựa trên mục tiêu, ngân sách, và nhu cầu của khách hàng. Phần lớn khách hàng đã có ý tưởng từ trước nhưng chưa rõ ràng thì khi tìm tới các công ty tổ chức sự kiện họ sẽ dựa trên những ý tưởng ban đầu của khách hàng để phát triển và lên một ý tưởng chi tiết, cụ thể hơn. Nhiều khách hàng không có ý tưởng thì cũng không cần quá lo lắng vì công ty tổ chức sự kiện có thể hỗ trợ bạn việc này. 

Quản lý và triển khai sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện đảm nhận vai trò điều phối các hoạt động trong suốt quá trình chuẩn bị trước sự kiện, quá trình diễn ra sự kiện và cả quá trình thu dọn sau sự kiện nữa. Công ty tổ chức sự kiện sẽ có nhiệm vụ đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ, chuyên nghiệp và thành công. 

Quản lý nguồn lực

Công ty tổ chức sự kiện sẽ xây dựng, quản lý, tối ưu nguồn ngân sách, đàm phán, thỏa thuận với đối tác, đồng thời lựa chọn và quản lý nhân sự. Đảm bảo trang thiết bị, dịch vụ ăn uống và các dịch vụ cần thiết  khác trong sự kiện ở mức tốt nhất.

Tiếp thị và quảng bá sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện thực hiện các công tác marketing cho sự kiện, giúp sự kiện tiếp cận gần hơn với công chúng và tiếp cận với số lượng lớn người quan tâm, tham gia sự kiện. Một số hoạt động tiếp thị và quảng bá sự kiện có thể kể đến như thiết kế, loa thông báo, dùng banner, poster, standee, xây dựng và quản lý các kênh truyền thông xã hội, tạo nội dung truyền thông hấp dẫn.

Giám sát và đánh giá kết quả

Công ty tổ chức sự kiện giám sát và đánh giá kết quả của sự kiện bao gồm việc thu thập dữ liệu, phân tích và đánh giá hiệu quả của sự kiện dựa trên mục tiêu đã đề ra. Dựa vào kết quả đánh giá, công ty tổ chức sự kiện có thể đo lường được tầm ảnh hưởng của sự kiện, từ đó đưa ra đề xuất cải tiến cho các sự kiện tương lai.

Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng

Công ty tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ đón tiếp khách mời, chăm sóc khách hàng. Đây là công việc quan trọng. Hoạt động tổ chức và chăm sóc khách hàng bao gồm việc tư vấn, giải quyết vấn đề phát sinh, đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện 

Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, thành công, rất cần một quy trình tổ chức rõ ràng. Dưới đây là quy trình tổ chức phổ biến mà bất kỳ đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nào cũng áp dụng: 

Bước 1: Xác định thông tin sự kiện

Việc đầu tiên trong quá trình tổ chức sự kiện là cần xác định cụ thể, chi tiết các thông tin liên quan đến sự kiện như: 

• Loại hình tổ chức sự kiện là gì? Quy mô ra sao?
• Đối tượng mà sự kiện hướng đến? Mục tiêu của tổ chức sự kiện?
• Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu? Thời gian khi nào?
• Ngân sách sự kiến khoảng bao nhiêu?

Với mối sự kiện đều có những yêu cầu, đặc điểm khác nhau vì thế đơn vị tổ chức sự kiện cần nắm rõ thông tin để việc lên ý tưởng, lập kế hoạch và có sự chuẩn bị chu đáo, phù hợp và chuyên nghiệp nhất. 

Bước 2: Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

Ý tưởng và chủ đề của sự kiện sẽ là tiền đề và là yếu tố quan trọng cho những hoạt động tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện. Ý tưởng sự kiện cần mới lạ, sáng tạo tránh những lối mòn cũ gây ra cảm giác nhàm chán. Nhưng không vì thế mà đơn vị tổ chức chạy theo trào lưu mới, hay lên những ý tưởng độc lạ quá mức. Việc lên ý tưởng cần dựa đến yếu tố phù hợp với mục tiêu sự kiện, đặc điểm đối tượng khách mời tham dự,… để từ đó sáng tạo, gây ấn tượng, tạo ra sự thu hút, hứng thú cho khách mời. 

Bước 3: Lên kịch bản chương trình

Sau khi đã có ý tưởng về sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện cần xây dựng kịch bản chi tiết. Một kịch bản hay với cách dẫn dắt lôi cuốn chắc chắn sẽ thu hút, tạo ấn tượng với khách mời. Ngoài ra, trong quá trình tổ chức sự kiện có thể phát sinh sự cố bất ngờ, đơn vị tổ chức sự kiện cần dự trù trước các vấn đề và cách giải quyết phù hợp. Tránh gây ra sự bối rối hay hậu quả nghiêm trọng khi diễn ra sự kiện.

Bước 4: Lập kế hoạch và bảng phân chia nhân sự

Lập kế hoạch luôn rất được khách hàng quan tâm khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện. Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có cách lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng, khoa học. Việc lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị, thời gian chuẩn bị và phân chia nhân sự phụ trách phù hợp sẽ giúp công việc diễn ra nhanh chóng, dễ dàng và đạt kết quả tốt nhất. Nhân sự đảm nhận công việc cũng sẽ làm việc nghiêm túc, có trách nhiệm hơn. 

Bước 5: Thi công sự kiện trước khi sự kiện diễn ra

Dựa theo kế hoạch đã có, nhân sự tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thực hiện các nhiệm vụ được phân công. Một số công việc cần thi công, chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra như: thi công sân khấu, lắp đặt khung truss, test thiết bị âm thanh – ánh sáng, thi công nhà bạt không gian, sắp xếp bàn ghế sự kiện,…

Bước 6: Triển khai sự kiện

Tất cả những bước ở trên đều là để chuẩn bị cho việc triển khai sự kiện. Đây sẽ là bước quyết định đến sự thành công của sự kiện. Dù có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu nhưng khi thực hiện, triển khai sự kiện không thực hiện đúng kế hoạch hoặc xảy ra sự cố thì cũng ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả của sự kiện. 

Vì thế tất cả các hoạt động triển khai sự kiện cần được thực hiện một cách nghiêm túc, chỉn chu. Tuỳ từng sự kiện mà sẽ có những hoạt động triển khai khác nhau. Một số hoạt động triển khai sự kiện có thể như: đón tiếp khách mời, hướng dẫn khách mời check in sự kiện, khai mạc sự kiện, trình chiếu video, thuyết trình, cắt băng khánh thành, khai trương, nghi lễ cúng bái, nghi thức ký kết, trao bằng khen, tặng quà, minigame, tiết mục văn nghệ, teabreak,…

Bước 7: Kết thúc sự kiện và tổng kết, báo cáo tình hình

Sau khi sự kiện kết thúc, đơn vị tổ chức sự kiện tiến hành thu dọn đồ đạc, các trang thiết bị cần thiết. Đồng thời tiến hành tổng kết đánh giá sự kiện. Từ đó, rút kinh nghiệm cho mình, tích cực phát huy các điểm mạnh, tìm giải pháp, khắc phục những hạn chế, điểm chưa tốt.

Ưu, nhược điểm của việc tự tổ chức sự kiện và thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Dù là tự tổ chức hay thuê công ty tổ chức thì đều có những ưu và nhược điểm riêng. Tùy theo nhu cầu và tài chính của từng cá nhân, tổ chức mà sẽ có lựa chọn phù hợp. Dưới đây là ưu, nhược điểm của việc tự tổ chức sự kiện và thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo để đưa ra lựa chọn phù hợp:  

Tự tổ chức sự kiện

Ưu điểm: Tự tổ chức thì thường phù hợp với tổ chức những sự kiện có quy mô nhỏ. Khi tổ chức những sự kiện có quy mô nhỏ thì việc tự tổ chức sẽ giúp bạn kiểm soát được ngân sách chi cho từng hạng mục. Đồng thời cũng sẽ tận dụng được nhân sự và sức sáng tạo vốn có của doanh nghiệp. 

Nhược điểm: Vì là những người không có chuyên môn hay nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên việc xảy ra những vấn đề, sự cố là điều khó tránh khỏi. Việc tổ chức một cách nghiệp dư, bản năng cũng sẽ khiến khách hàng đánh giá doanh nghiệp của bạn thiếu sự chuyên nghiệp, đánh giá thấp sự uy tín và không có ấn tượng tốt. Dù là tự tổ chức nhưng doanh nghiệp vẫn cần phải thuê các thiết bị sự kiện như: bàn ghế sự kiện, thiết bị âm thanh, thiết bị ánh sáng, backdrop, teabreak,… Khi thuê lẻ các dịch vụ này thì chi phí sẽ cao hơn khi thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Tính ra thì cũng không tiết kiệm được mấy mà còn phải lo lắng, bận tâm, dành nhiều thời gian, công sức và nhân sự cho việc tổ chức sự kiện.

Thuê công ty tổ chức chuyên nghiệp

Ưu điểm: Khi thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì sự kiện của bạn sẽ được đảm bảo sẽ được diễn ra tốt đẹp, chuyên nghiệp và thành công. Từ đó xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chỉn chu, uy tín với khách hàng và đối tác. Đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đã được đào tạo bài bản có khả năng xử lý khéo léo trong mọi tình huống, giảm thiểu tất cả những rủi ro và hậu quả của những vấn đề không đáng có. Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn có một kịch bản dự phòng cho những rủi ro, sự cố bất ngờ. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm làm việc chuyên môn của mình, không mất nhiều thời gian, công sức và sự tập trung vào việc tổ chức sự kiện.

Nhược điểm: Trên thị trường có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện. Việc lựa chọn ra một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và phù hợp với doanh nghiệp là không hề đơn giản. 

Các yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện

Để tổ chức được một sự kiện thành công, đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện thì bạn cần chú ý đến một số yếu tố sau:

Xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng

Khi xác định được mục tiêu càng cụ thể, càng rõ ràng thì việc lập kế hoạch và thực hiện càng dễ dàng. Vì thế mà tỉ lệ thành công của sự kiện càng cao. Đây là yếu tố đầu tiên sẽ đi xuyên suốt quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện và sẽ là yếu tố để đánh giá hiệu quả của sự kiện.

Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Kế hoạch của sự kiện cần được xây dựng chi tiết từ trước đảm bảo đủ thời gian để chuẩn bị mọi hạng mục. Trong kế hoạch cần có các mục như hạng mục cần chuẩn bị, thời gian hoàn thành, người thực hiện, yêu cầu cho từng hạng mục,…

Kịch bản chương trình hấp dẫn

Kịch bản chương trình được coi là yếu tố cốt lõi quyết định sự hứng thú, quan tâm của khách mời. Nếu chương trình có kịch bản hấp dẫn sẽ thu hút sự tham gia đông đảo, tích cực của đối tác, khách hàng. Ngược lại, một kịch bản sơ sài và với nội dung cũ có thể khiến khách mời tham dự cảm thấy nhàm chán, tẻ nhạt, mất tập trung và không có ấn tượng sau sự kiện. Nếu kịch bản chương trình của bạn tệ còn khiến doanh nghiệp của bạn mất đi những khách hàng tiềm năng. 

Quảng bá

Để thu hút lượng lớn khách mời tham gia sự kiện hoặc khách mời quan tâm, biết đến sự kiện cần có chiến lược marketing, quảng bá phù hợp. Cần kết hợp nhiều kênh truyền thông như facebook, zalo, email, website, báo chí,…

Đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đội ngũ nhân sự sẽ góp phần rất lớn cho sự thành công của sự kiện. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp sự kiện diễn ra đúng kế hoạch, tiến độ và đạt được hiệu quả tốt nhất. Trong sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ là đại diện, bộ mặt của doanh nghiệp.

Địa điểm tổ chức

Việc tìm một địa điểm tổ chức không hề khó nhưng tìm được một địa điểm có không gian, chi phí phù hợp thì cũng không hề đơn giản. Bạn cần xác định địa điểm trước khi thực hiện các công tác truyền thông cho sự kiện như thiết kế banner, standee, giấy mời,… 

Làm việc linh hoạt

Thay vì cứ chăm chăm thực hiện theo kế hoạch đã lập ra thì bạn cần tinh tế, quan sát, đánh giá, kịp thời thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế để đạt được kết quả tốt nhất, thay vì việc cứ cứng nhắc làm theo kế hoạch lý thuyết sáo rỗng, thiếu thực tế. 

Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.

Ứng dụng công nghệ trong tổ chức sự kiện

Để đảm bảo chiến dịch diễn ra suôn sẻ, đội ngũ thực hiện cần phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì vậy, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, micro, máy chiếu, loa, camera,… là những vật dụng cần thiết.

Kiểm kê thiết bị và lên kế hoạch thuê đội kỹ thuật chuyên nghiệp để lắp đặt thiết bị vào đúng vị trí và đảm bảo chúng vận hành trơn tru trong suốt sự kiện.

Hướng dẫn cách lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín

Để tổ chức 1 sự kiện chuyên nghiệp, thành công thì cần có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, chuẩn bị chu đáo, chi tiết. Vậy làm sao để chọn được công ty tổ chức sự kiện uy tín giữa rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện ngoài kia. Dưới đây là một số hướng dẫn và mẹo giúp bạn lựa chọn được công ty tổ chức sự kiện uy tín:

Chú ý đến kinh nghiệm, năng lực của đơn vị tổ chức sự kiện

Với một công ty tổ chức sự kiện đã có nhiều năm kinh nghiệm học sẽ có cách phục vụ và làm bạn hài lòng tốt hơn. Năng lực điều phối, xử lý tình huống khi xảy ra sự cố cũng sẽ tốt hơn. Bạn nên đọc feedback của những khách hàng đã sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty đó để xem hiệu quả, chất lượng và sự hài lòng của những khách hàng trước. Điều này sẽ giúp bạn sơ bộ đánh giá được một cách khách quan về khả năng và kinh nghiệm của đơn vị tổ chức sự kiện. Ngoài ra, bạn có thể đến tận nơi để khảo sát chất lượng các thiết bị mà họ cho thuê, hỏi một vài câu hỏi có chuyên môn liên quan đến tổ chức sự kiện và về ý tưởng tổ chức của bạn xem họ có thực hiện được ý tưởng đó tốt hay không. 

Lĩnh vực chuyên môn của công ty tổ chức sự kiện

Thường thì các công ty tổ chức sự kiện sẽ đều có thế mạnh chuyên môn khác nhau. Ví dụ như có công ty chuyên tổ chức các sự kiện ngoài trời, có công ty chuyên tổ chức cưới hỏi hay có công ty chuyên tổ chức sự kiện sang trọng như hội nghị – hội thảo,… Việc tìm hiểu về thế mạnh và chuyên môn của công ty sẽ giúp bạn chọn được công ty tổ chức sự kiện phù hợp với nhu cầu của bạn hơn. Tất nhiên là một công ty có thế mạnh về tổ chức sự kiện cưới hỏi vẫn có thể tổ chức các sự kiện thể thao tốt nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn tìm được một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện thể thao đúng không nào. 

Chú trọng đến phong cách, thái độ làm việc của đơn vị tổ chức sự kiện

Khi thuê công ty tổ chức sự kiện, doanh nghiệp nên chọn đơn vị có cùng phong cách làm việc và giá trị cốt lõi với bạn. Khi doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện có cùng một phong cách làm việc sẽ giúp quá trình tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ và từ đó góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện.

Ngoài ra, tác phong làm việc của nhân viên tổ chức sự kiện là yếu tố định hình phong cách làm việc của cả tập thể. Vì vậy, các bạn đừng quên để ý đến thái độ của nhân viên công ty tổ chức sự kiện nhé!

Sự đa dạng về dịch vụ công ty tổ chức sự kiện cung cấp

Trong quá trình tổ chức sự kiện, bên cạnh sự kiện chính, doanh nghiệp cần sử dụng nhiều dịch vụ khác để sự kiện chuyên nghiệp và chỉn chu hơn. Có thể kể đến như: thiết kế sân khấu, lắp đặt âm thanh ánh sáng, thiết kế phông nền, ý tưởng sự kiện,… Tại thời điểm này, việc lựa chọn một công ty cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau sẽ mang lại cho thương nhân những lợi ích đáng kể. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thông qua các gói dịch vụ hấp dẫn mà còn cho phép các nhà tổ chức sự kiện quản lý và điều hành sự kiện một cách thống nhất và nề nếp hơn.

AT Hà Nội – Công ty tổ chức sự kiện số 1 miền Bắc

Trong số rất nhiều công ty tổ chức sự kiện đang “mọc lên như nấm sau mưa”, AT Hà Nội vẫn là một công ty tổ chức sự kiện có tên tuổi và có một lượng khách hàng tin tương. Hãy cùng tìm hiểu về AT Hà Nội và lý do tại sao AT Hà Nội được tin tưởng đến vậy:

Giới thiệu về AT Hà Nội

Công ty Tổ chức Sự kiện AT Hà Nội đã thành lập và phát triển được hơn 10 năm, là công ty tổ chức sự kiện số 1 miền Bắc nhiều năm nay.

AT Hà Nội hoạt động dựa trên 4 nguyên tắc vàng: UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ – SÁNG TẠO. Đây chính là giá trị chúng tôi luôn theo đuổi trong suốt những năm qua. AT Hà Nội luôn đặt lợi ích của khách hàng, chất lượng dịch vụ và sự hài lòng lên hàng đầu để làm việc và phát triển. Cũng chính vì thế mà chúng tôi luôn được khách hàng, doanh nghiệp ủng hộ và tin tưởng. 

Với sứ mệnh giúp đối tác doanh nghiệp tổ chức một sự kiện chỉn chu, chất lượng, AT Hà Nội không ngừng đổi mới, cập nhật xu hướng phát triển của xã hội để có thể tạo nên những ý tưởng tổ chức sự kiện mới mẻ, độc đáo. 

Lý do nên lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện tại AT Hà Nội

Trong hơn một thập kỷ làm việc và cống hiến cho ngành tổ chức sự kiện, AT Hà Nội đã tổ chức thành công cho hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ. Thương hiệu AT Hà Nội là một công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, chất lượng, giá rẻ được được xây dựng và chiếm một thị phần không nhỏ trên thị trường. Vậy lý do gì mà AT Hà Nội được nhiều khách hàng yêu quý và ủng hộ nhiều đến vậy? Dưới đây là một số lý do tiêu biểu: 

• AT Hà Nội là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín

AT Hà Nội là một công ty tổ chức sự kiện có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Với đội ngũ chuyên gia, nhân viên giàu kinh nghiệm, có kiến thức chuyên môn và đã được đào tạo bài bản về lĩnh vực tổ chức sự kiện. Đặc biệt chúng tôi có nhân sự thiết kế, lên kế hoạch, triển khai và quản lý sự kiện tài giỏi, sáng tạo, yêu nghề, luôn hết lòng vì khách hàng. 

• Sở hữu khả năng thiết kế, sáng tạo độc đáo

AT Hà Nội luôn tạo ra những ý tưởng sáng tạo và độc đáo cho mỗi sự kiện, giúp sự kiện nổi bật, ấn tượng, không trùng lặp và mang dấu ấn rất riêng của mỗi doanh nghiệp. Đặc biệt, AT Hà Nội có khả năng đáp ứng các yêu cầu mang tính chất đặc thù của từng sự kiện, nhờ vậy có thể tạo ra các trải nghiệm độc đáo cho từng sự kiện.

• AT Hà Nội cung cấp đa dạng các gói dịch vụ

AT Hà Nội cung cấp đa dạng các gói tổ chức sự kiện và các thiết bị tổ chức sự kiện. Khách hàng có thể lựa chọn các gói dịch vụ khác nhau, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình. Từ công đoạn tổ chức sự kiện, đến cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiết bị đèn sân khấu, hay các gói dịch vụ quay phim, chụp ảnh, trình diễn… Có thể nói, so với các công ty tổ chức sự kiện trên thị trường hiện nay, AT Hà Nội là đơn vị cung cấp đầy đủ các dịch với mức giá ưu đãi, hấp dẫn nhất. 

• Sở hữu quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chất lượng

Trải qua nhiều năm phát triển, AT Hà nội đã xây dựng được quy trình làm việc tinh gọn, thuận tiện cho mọi khách hàng. Đảm bảo quy trình tổ chức sự kiện uy tín, có một không hai. Với mục tiêu tạo nên một sự kiện thành công, rực rỡ, AT Hà Nội luôn tuân thủ nghiêm ngặt quy trình tổ chức “vàng” của mình. Quy trình tổ chức của AT Hà Nội được thực hiện nghiêm ngặt theo trình tự sau:

• Xác định thông tin sự kiện
• Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện
• Lên kịch bản chương trình
• Lập bảng phân chia nhân sự
• Thi công sự kiện trước khi sự kiện diễn ra
• Thực thi sự kiện
• Kết thúc, tổng kết vào báo cáo sự kiện
• Tận tâm và hỗ trợ khách hàng

Chúng tôi luôn cam kết đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu và luôn tận tâm trong việc hỗ trợ khách hàng trong mọi giai đoạn của sự kiện. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

Các gói tổ chức sự kiện tại AT Hà Nội

AT Hà Nội cung cấp đa dạng các gói tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số gói tổ chức sự kiện cơ bản và phổ biến nhất: 

Tổ chức sự kiện khai trương	Tổ chức tiệc tất niên
Tổ chức sự kiện hội thảo	Tổ chức sinh nhật
Tổ chức khởi công động thổ	Tổ chức sự kiện Trung thu Tết thiếu nhi
Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng	Tổ chức sự kiện Noel
Tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty	Tổ chức Hội chợ
Tổ chức sự kiện mở bán dự án tòa nhà	Tổ chức sự kiện cưới hỏi
Tổ chức sự kiện thể thao	Tổ chức teambuilding

Tuỳ vào quy mô, nhu cầu, số lượng và chất lượng thiết bị của từng sự kiện mà sẽ có những gói dịch vụ khác nhau. Để nhận được tư vấn và báo giá chi tiết, Quý khách hàng vui lòng liên hệ tới hotline 0965 433 678 để được hỗ trợ miễn phí nhé!

Một số thiết bị tổ chức sự kiện AT Hà Nội cung cấp

Trong tổ chức sự kiện, các thiết bị hỗ trợ có vai trò rất quan trọng quyết định đến sự thành công và tính chuyên nghiệp của sự kiện. Dưới đây là một số thiết bị tiêu biểu, thường được sử dụng nhất: 

Thiết bị âm thanh

Thiết bị âm thanh đóng vai trò rất quan trọng. Thông qua thiết bị âm thanh, ban tổ chức có thể truyền đạt được thông điệp, thông tin rõ ràng nhất tới khách mời, đối tượng mục tiêu. Việc lắp đặt thiết bị âm thanh cũng không hề đơn giản, cần đảm bảo hệ thống dàn treo, ống thông khói đảm bảo sự chắc chắn, kiên cố. Đặc biệt, trước khi bắt đầu sự kiện chính, ban tổ chức cần kiểm tra các thiết âm thanh nhiều lần sao cho đảm bảo hệ thống âm thanh hoạt động tốt nhất, có âm vang đủ, trong trẻo, không gây khó chịu cho người nghe.

Thiết bị ánh sáng

Đã chuẩn bị thiết bị âm thanh chất lượng thì sao có thể thiếu thiết bị ánh sáng được. Đặc biệt là tại các sự kiện diễn ra vào buổi tối. Thiết bị âm thanh và thiết bị ánh sáng khi kết hợp với nhau sẽ tạo ra hiệu ứng sân khấu, giúp sự kiện thêm phần bắt mắt, thu hút, ấn tượng hơn. Về cơ bản, có ba loại ánh sáng chính được sử dụng để tổ chức sự kiện là ánh sáng trắng, ánh sáng màu và ánh sáng chuyển động. Để kích hoạt được hệ thống ánh sáng này, đòi hỏi ban tổ chức phải chuẩn bị các thiết bị chuyên dụng như đèn tròn, đèn laser, đèn màu,… Ngoài ra, nhằm đảm bảo hệ thống ánh sáng hoạt động tốt, đơn vị tổ chức cần kiểm tra ánh sáng trước ngày sự kiện chính diễn ra.

Sân khấu

Sân khấu là vị trí được chú ý nhất trong sự kiện. Tất cả các hoạt động của sự kiện hầu như sẽ được diễn ra tại sân khấu và đây cũng là nơi truyền tải thông điệp xuyên suốt thời gian diễn ra sự kiện. Chính vì vai trò quan trọng như vậy mà sân khấu luôn được đầu tư và được dành sự quan tâm để lên ý tưởng, thiết kế cầu kỳ nhất. 

Backdrop

Bên cạnh sân khấu, backdrop cũng là thiết bị truyền tải thông điệp của sự kiện quan trọng và hiệu quả. Với vị trí lắp đặt ở chính giữa sân khấu, backdrop thu hút sự quan tâm của người tham gia một cách tuyệt đối. Cũng nhờ vậy, trên backdrop không chỉ thể hiện nội dung của sự kiện mà còn in logo của ban tổ chức, hay các nhà tài trợ danh giá.

Nhà giàn

Nhà giàn là giải pháp hạn chế tác động của các yếu tố thời tiết đến các sự kiện ngoài trời. Bạn không còn phải lo lắng thời tiết nắng, mưa, gió, bụi,… khi tổ chức sự kiện ngoài trời nữa vì nhà giàn sẽ giúp bạn ngăn chặn những điều đó ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Nhà giàn tạo ra không gian sự kiện râm mát, thoáng đãng, sạch sẽ, tạo ra cảm giác dễ chịu cho khách mời trong sự kiện. Đặc biệt, việc dựng nhà giàn trước khi sự kiện chính diễn ra cũng là một cách truyền thông quảng bá với mọi người xung quanh về sự kiện, từ đó giúp thu hút người quan tâm, cũng như lượng người đến sự kiện.

Màn hình led

Gần đây màn hình led rất được ưa chuộng khi tổ chức sự kiện, thậm chí là thay thế những backdrop truyền thống. Với khả năng hiển thị hình ảnh, video và thông tin trực quan màn hình led cho phép người xem dễ dàng theo dõi các nội dung trình chiếu. Ngoài ra với kích thước lớn, ánh sáng sắc nét kết hợp lắp đặt ở vị trí trung tâm, màn hình led là thiết bị tuyệt vời để thu hút sự chú ý, quan tâm của khán giả.

Thảm đỏ

Đối với các sự kiện lớn, quan trọng như lễ khánh thành, lễ trao giải, buổi công chiếu phim, tiệc tùng, thảm đỏ sẽ giúp nâng tầm sự kiện của bạn trở nên sang trọng, chỉn chu, đẳng cấp hơn. Thảm đỏ cũng khiến khách mời cảm thấy được trân trọng hơn tại sự kiện, tăng sự hài lòng và thoải mái của khách mời. Ngoài ra, kết hợp cùng hệ thống ánh sáng hiện đại, thảm đỏ cũng chính là nơi để khách mời tạo dáng chụp ảnh, tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng, độc đáo.

Quạt điều hoà hơi nước

Khi tổ chức sự kiện vào mùa hè oi nóng, thì các thiết bị làm mát như quạt điều hoà hơi nước là cứu tinh tuyệt vời. Với khả năng làm mát nhanh chóng, quạt điều hoà hơi nước tạo ra không gian sự kiện mát mẻ, thoải mái, khiến khách mời cảm thấy dễ chịu, giảm bớt căng thẳng trong thời tiết nóng. Đặc biệt, việc sử dụng quạt hơi nước còn có thể tạo ra những tia sương nước rất đẹp, từ đó hình thành nên một bức tranh sự kiện đầy thơ mộng, lãng mạn.

Cổng hơi

Cổng hơi được xem là một cách thu hút khách mời hiệu quả trong các sự kiện ngoài trời. Các sự kiện thường sử dụng cổng hơi như: lễ khai trương, khánh thành hay các chương trình thiếu nhi,… Với chất liệu sản xuất chủ yếu bằng vải hay nhựa PVC, cổng hơi có thể sử dụng trong mọi điều kiện thời tiết khắc nghiệt. Chi phí bỏ ra để sở hữu một chiếc cổng hơi khá rẻ so với hiệu quả truyền thông mà nó mang lại.

Khinh khí cầu

Những năm gần đây, các sự kiện sử dụng khinh khí cầu ngày càng nhiều. Đây là cách tạo ra sự thu hút, chú ý rất hiệu quả. Với màu sắc nổi bật và khả năng bay lơ lửng trên bầu trời, khinh khí có giá trị marketing thương hiệu và sản phẩm rất lớn. Nhằm tăng thêm sức hấp dẫn cho buổi tổ chức sự kiện, sử dụng khinh khí cầu chắc chắn là một ý tưởng độc đáo đầy sáng tạo.

Bàn ghế sự kiện

Bàn ghế là thiết bị tổ chức sự kiện cơ bản và thiết yếu nhất. Nó giúp tạo ra một không gian sự kiện phù hợp để khách mời cảm thấy thoải mái, dễ dàng chia sẻ và tham gia các hoạt động của sự kiện. Một sự kiện được bố trí hệ thống bàn ghế, chuyên nghiệp hợp lý chắc chắn sẽ khiến khách mời cảm thấy dễ chịu và thoải mái trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

Xem thêm: Báo giá dịch vụ cho thuê bàn ghế giá rẻ, uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội

Quay phim, chụp ảnh

Bên cạnh việc ghi lại những khoảnh khắc quan trọng, đáng nhớ trong cuộc đời và sự nghiệp doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp. Mục tiêu tổ chức sự kiện là tăng độ nhận diện thương hiệu, marketing cho sản phẩm, quảng bá dịch vụ thì việc quay phim, chụp ảnh là rất cần thiết. Những bức ảnh và các đoạn video được chụp trong sự kiện có thể được sử dụng như một nội dung truyền thông quan trọng cho sự kiện. Doanh nghiệp có thể đăng tải những đoạn video lên các trang mạng xã hội hay website như một cách truyền thông, quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin về tổ chức sự kiện mà AT Hà Nội mong muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và giúp bạn tìm được một công ty tổ chức sự kiện uy tín. Nếu có thắc mắc hoặc có nhu cầu tổ chức sự kiện, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 0965 433 678 để được tư vấn nhiệt tình nhé!

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện trọn gói, giá rẻ