Kinh phí tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp
Kinh phí tổ chức hội thảo là vấn đề quan trọng hàng đầu được các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức quan tâm khi tổ chức chương trình hội thảo. Thấu hiểu vấn đề đó, AT Hà Nội gửi đến bạn đọc và khách hàng dự toán kinh phí tổ chức hội thảo để khách hàng căn cứ vào đó ước tính được kinh phí tổ chức hội thảo của doanh nghiệp mình.
Tổ chức hội thảo là gì?
Tổ chức hội thảo là một cuộc họp, buổi gặp mặt chung của một nhóm đối tượng có chung một mối quan tâm được tổ chức với quy mô lớn với mục đích thảo luận, bàn bạc về những vấn đề, những tranh luận để tìm ra nguyên nhân của vấn đề. Các vấn đề mà hội thảo quan tâm tổ chức thường là những vấn đề có cơ sở thực tiễn và theo xu hướng khoa học.
Hiện nay có những chương trình hội thảo phổ biến như:
- Hội thảo khoa học: Làm sáng tỏ các vấn đề khoa học.
- Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Trao đổi kinh nghiệm, tích lũy của bản thân về chủ đề được đề ra.
- Hội thảo chuyên ngành: Hội tụ các chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể liên quan đến chủ đề để bàn luận về vấn đề chính.
- Hội thảo ra mắt sản phẩm mới: Giới thiệu với khách hàng, công chúng sản phẩm và chất lượng dịch vụ, ghi nhận đóng góp và ý kiến thực tế sau khi khách hàng trải nghiệm.
Dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói tại AT Hà Nội
AT Hà Nội là đơn vị đã có hơn một thập kỷ hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện và cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói. Dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói do AT Hà Nội cung cấp sẽ lo liệu từ A đến Z, từ công tác lên ý tưởng đến khi hoàn thành sự kiện.
Một số hình ảnh về chương trình hội thảo do AT Hà Nội tổ chức:
Kinh phí tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp
Để tổ chức hội thảo, doanh nghiệp cần liệt kê được các hạng mục cần cho công tác tổ chức hội thảo. Căn cứ vào đó, doanh nghiệp có được mức kinh phí ước tính sao cho gần sát nhất.
Kinh phí thuê địa điểm tổ chức hội thảo
Kinh phí đầu tiên khi tổ chức hội thảo là kinh phí thuê địa điểm tổ chức hội thảo. Đây là kinh phí lớn trong bảng kinh phí tổ chức nhất là đối với những chương trình hội thảo quy mô, tầm cỡ.
Kinh phí tổ chức hội thảo sẽ phụ thuộc vào quy mô của hội thảo mà doanh nghiệp tổ chức. Nếu hội thảo có quy mô lớn thì sẽ cần một địa điểm rộng đáp ứng, như vậy kinh phí sẽ cao hơn với hội thảo quy mô nhỏ. Chúng tôi ước tính kinh phí cần chi trả cho địa điểm là khoảng từ 20 triệu trở lên.
Kinh phí thuê nhân sự sự kiện
Để phục vụ công tác tổ chức sự kiện, doanh nghiệp tổ chức sẽ cần một đội ngũ nhân sự đông đảo, chuyên nghiệp sẽ gồm: Lễ tâm, MC, nhân viên kỹ thuật thiết bị, nhân viên phục vụ,….
Chi phí thuê nhân sự sẽ căn cứ vào chất lượng nhân sự, ví dụ đối với MC thì MC hạng A sẽ có mức chi phí cao hơn các hạng khác và thường rơi vào khoảng từ 3 triệu trở lên.
Kinh phí thuê thiết bị tổ chức hội thảo
Thiết bị tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng hàng đầu làm lên thành công của hội thảo. Các thiết bị cần thiết gồm: Thiết bị âm thanh ánh sáng, loa đài, màn hình led, màn chiếu, máy chiếu, cổng hơi, sân khấu, thảm đỏ,… và nhiều thiết bị khác.
Kinh phí thuê thiết bị tổ chức hội thảo khoảng từ 15 triệu đồng.
Kinh phí quay chụp
Ngoài ra, khi tổ chức hội thảo doanh nghiệp sẽ cần chi chi phí quay chụp để lấy tư liệu hình ảnh, video truyền thông cho sự kiện. Chi phí thuê nhân viên quay và chụp ảnh sẽ tách riêng, trong đó chi phí thuê nhân viên chụp ảnh khoảng 2 triệu đồng và thuê nhân viên quay khoảng 3 triệu đồng.
Chi phí in ấn
Chi phí in ấn ở đây chúng tôi nói đến là chi phí in standee, thiệp mời, backdrop sự kiện. Đây là những sản phẩm cần có để làm hình ảnh sự kiện cũng như truyền thông cho sự kiện. Chi phí in ấn rơi vào khoảng 5 triệu.
Chi phí chuẩn bị quà tặng
Sau sự kiện, doanh nghiệp tổ chức sẽ gửi tặng khách mời tham dự những món quà lưu niệm để tri ân, cảm ơn về sự góp mặt của khách mời. Quà tặng cho sự kiện hội thảo thường là những món quà có ý nghĩa tinh thần, được in logo doanh nghiệp.
Kinh phí thuê đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo
Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức hội thảo, không có sẵn đầy đủ các thiết bị phục vụ công tác tổ chức hội thảo thì lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo uy tín sẽ có nhiều kinh nghiệm tổ chức cũng như có đầy đủ thiết bị, nhân sự phục vụ công tác tổ chức hội thảo góp phần tạo nên một chương trình hội thảo thành công.
Báo giá một số thiết bị quan trọng phục vụ tổ chức hội thảo
Để khách hàng có thể ước tính được mức kinh phí cần có phục vụ công tác tổ chức hội thảo, AT Hà Nội gửi đến khách hàng báo giá một số thiết bị quan trọng để khách hàng nắm bắt được kinh phí tổ chức.
Báo giá kinh phí thuê backdrop
| Tiêu chí | Bạt hiflex đế trắng | Bạt hiflex đế ghi ( xám ) |
| Tên gọi | Bạt xuyên sáng /Bạt thường /Bạt mỏng | Bạt chống xuyên sáng/Bạt đế ghi/Bạt dày |
| Kích thước | 0.3mm – 0.34mm | 0.36mm – 0.38mm |
| Độ bền | Rủi ro rách cao khi kéo căng bạt và ngoài trời có thể lộ khung | Chắc chắn và ít khi bị rách do va chạm
Chống xuyên sáng thấy mặt sau ko lộ khung |
| Tính ứng dụng | Thường dùng trong nhà hay in banner | Có thể được dùng trong sự kiện trong nhà và ngoài trời |
| Giá thành | Giá in ấn 35.000 đ/m2 | Giá in ấn 40.000 đ/m2 – 50.000 m2 |
Báo giá kinh phí thuê sân khấu
| STT | Dịch vụ thuê sân khấu | Đơn vị | Giá thuê sân khấu |
| 1 | Cho thuê sàn sân khấu cao 20cm, 30cm, 50cm, 60cm
Màu thảm. đỏ cờ, xám ghi, xanh nước biển, đen Bao gồm: mặt sàn ván ép, chân sắt, thảm trải, váy phủ và 3 bậc lên xuống. |
m2 | 100.000 VNĐ thảm cũ
120.000 VNĐ thảm mới 100% |
| 3 | Thuê sàn sân khấu lắp ráp cao 1 m – 1,2m
Màu thảm. đỏ cờ, xám ghi, xanh nước biển, đen Bao gồm các phụ kiện đi kèm: thảm trải, chân sắt, váy phủ và mặt sàn ván ép, bậc lên xuống sân khấu. |
m2 | 120.000 VNĐ – thảm củ
140.000 VNĐ – thảm mới |
| 4 | Cho thuê sân khấu thiết kế 3D
Dịch vụ đã bao gồm: chân sắt, mặt sàn ván ép, thảm trải, váy phủ và bậc lên xuống sân khấu. |
m2 | 95.000 VNĐ – 150.000 VNĐ |
| 5 | Các phụ kiện trang trí sân khấu (màn sao, phông bạt, chữ Neonsign, chữ xốp…. | Liên hệ 0965 433 678 để nhận báo giá chi tiết | |
| 6 | Thiết kế sân khấu theo yêu cầu | 300.000 VNĐ – 500.000 VNĐ |
Báo giá kinh phí thuê màn hình led
| Sản Phẩm | Kích thước | Giá thành | Thuê Màn hình Led P4 |
| Màn P3 – Đời Mới (Indoor) Trong nhà (Outdoor) Ngoài trời | Màn << = 10m2 | 5.000.000 vnđ /m2 từ A-Z | 500.000 đ/m2/ngày |
| Màn P3 – Đời Mới (Indoor) Trong nhà (Outdoor) Ngoài trời | Màn Trên 10m2 | 500.000 / m2 | 500.000 / m2 |
| Màn P3 – Đời Mới (Indoor) Trong nhà (Outdoor) Ngoài trời | Màn Trên 30 m2 | 450.000 / m2 | 450.000 / m2 |
| Màn P2 Đời Mới Màn Hình LED Cong p2 Siêu Nét | =>> 10 M2 | 650.000/M2 |
Báo giá cho thuê các thiết bị đèn chiếu sáng sự kiện
|
BẢNG GIÁ CHO THUÊ CÁC THIẾT BỊ ĐÈN, ÁNH SÁNG SÂN KHẤU |
|
| Các thiết bị đèn AT Hà Nội | GIÁ THUÊ ĐÈN |
| Đèn par led 54 bóng full màu ,bàn chỉnh đèn kỹ xảo đi kèm | 100.000/Chiếc |
| Đèn Par 64 1000W | 200.000/Chiếc |
| Đèn Moving beam 230 / 460 Bàn chỉnh kỹ xảo | 500.000/Chiếc |
| Đèn FOLLOW chiếu tâm điểm | 500.000/Chiếc |
| Đèn Laza | 500.00 /Chiếc |
| Đèn Chớp line 1500W | 500.000/Chiếc |
| Đèn sciline | 3.000.000/Chiếc |
| Đèn Blinder 4 mắt | 500.000/Chiếc |
| Đèn máng 50w chiếc backdrop | 100.000/Chiếc |
| Đèn KINO gồm chân chụp ảnh sáng backdrop sân khấu nhỏ | 500.000/Chiếc |
| Đèn halogen 1000W | 200.000/Chiếc |
| Đèn cầu gương gồm 1 cầu cầu và 2 beam dọi | 1.500.000/Bộ |
Báo giá cho thuê cổng hơi
BẢNG GIÁ CHO THUÊ CỔNG HƠI MỚI NHẤT TẠI AT HÀ NỘI |
|
| Loại dài 8m cao 4m | 1.000.000 VNĐ |
| loại dài 10m cao 5m | 1.500.000 VNĐ |
| Loại dài 12m cao 6m | 1.800.000 VNĐ |
| Loại dài 15m cao 6m | 2.000.000 VNĐ |
| Loại dài 18m cao 9m | 2.500.000 VNĐ |
Báo giá cho thuê máy chiếu màn chiếu
Máy chiếu
| LOẠI MÁY CHIẾU | CƯỜNG ĐỘ SÁNG | GIÁ THUÊ |
| Máy chiếu Epson EB-X05 | 3300 ANSI Lumens | 350.000 / buổi |
| Máy chiếu EPSON EB-X41 | 4000 ANSI Lumens | 500.000 / Buổi |
| Máy chiếu EPSON EB-2055 | 5000 Ansi lumen | 1.000.000 / Buổi |
| Máy chiếu Epson EB-G7905U | 7000 Ansi lumen | 2.000.000 / Buổi |
Màn chiếu
| LOẠI MÀN CHIẾU | KÍCH THƯỚC | GIÁ THUÊ |
| Màn chiếu 3 chân 120 inch | 2m x 2m2 | 200.000 |
| Màn chiếu 3 chân 140 inch | 2m2 x 2m4 | 400.000 |
| Màn Chiếu 2 chân 200 inch | 2m4 x 3m66 | 1.000.000 |
Xem thêm: Thuê âm thanh ánh sáng sự kiện
Dự toán kinh phí tổ chức hội thảo trọn gói cho doanh nghiệp
Kinh phí tổ chức hội thảo của mỗi doanh nghiệp, đơn vị tổ chức hội thảo là khác nhau vì mức kinh phí này sẽ phụ thuộc vào mục đích tổ chức của doanh nghiệp tổ chức cũng như phụ thuộc vào quy mô của hội thảo. Nếu hội thảo có quy mô lớn, tổ chức trang trọng, tầm cỡ thì chi phí tổ chức sẽ lớn và ngược lại hội thảo có quy mô nhỏ thì chi phí tổ chức sẽ thấp hơn.
Để dự toán kinh phí tổ chức hội thảo của doanh nghiệp mình, doanh nghiệp hãy căn cứ vào nhu cầu, mục đích và ngân sách hiện có sau đó dựa theo báo giá chi tiết các thiết bị phục vụ tổ chức sự kiện để dự toán được mức kinh phí cần thiết.
Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện nhiều năm, chúng tôi cho rằng mức kinh phí tổ chức hội thảo sẽ từ 50.000.000 VNĐ hoặc bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp đến hotline AT Hà Nội để được tư vấn chi tiết.
Mẫu tờ trình xin kinh phí tổ chức hội thảo
Tờ trình xin kinh phí tổ chức hội thảo là thủ tục không thể thiếu khi tổ chức hội thảo, phải có đầy đủ kinh phí thì hội thảo mới có thể tiến hành tổ chức. Tờ trình xin kinh phí được sử dụng mới mục đích xin ban lãnh đạo phê duyệt và cấp chi phí tổ chức hội thảo.
Để việc làm tờ trình của bạn đọc được thuận lợi, AT Hà Nội gửi đến bạn đọc những mẫu tờ trình xin kinh phí tổ chức hội thảo.
Mẫu tờ trình xin kinh phí tổ chức hội thảo số 1
|
CƠ QUAN CẤP TRÊN/TÊN DOANH NGHIỆP TÊN ĐƠN VỊ/ PHÒNG BAN Số: ……/TTr-…… ———————- |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —–oOo—– …….., ngày ….. tháng ….. năm ….. |
||||||||||||||||||
|
TỜ TRÌNH Về việc xin kinh phí tổ chức hội thảo…………………… Kính gửi: – [Tên Cơ quan cấp trên, hoặc Giám đốc doanh nghiệp] ……………….. – Phòng Tài chính – Kế hoạch/ Phòng Kế toán – …………………………………………………………………………… – Căn cứ theo quyết định số ………../……. ngày…..tháng…..năm……. của ……………………………. về việc ………………………………………………………………… – Căn cứ theo kế hoạch của [Tên cơ quan cấp trên] …………… về việc tổ chức hội nghị ………………. – Căn cứ về nội dung và quy trình tổ chức hội nghị [tên hội nghị] ……………………………………… Để việc tổ chức hội nghị …………….. đạt kết quả tốt theo tinh thần chỉ đạo của [Tên cơ quan cấp trên] ………………., nay ……………….. [Tên đơn vị, phòng ban tổ chức hội nghị] lập tờ trình đề nghị [Tên cơ quan cấp trên] ………………….. duyệt kinh phí tổ chức hội nghị với dự kiến kinh phí như sau:
(Bằng chữ: ……………………………………. đồng) Trên đây là tờ trình xin kinh phí tổ chức hội thảo …………………………. tại ………………………… Rất mong được sự quan tâm xem xét của lãnh đạo [Tên cơ quan cấp trên] ………………. để việc tổ chức hội nghị được thành công tốt đẹp. |
|||||||||||||||||||
| Nơi nhận
– Như trên; – Lưu: VT. |
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ/
TRƯỞNG PHÒNG BAN (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) |
||||||||||||||||||
Mẫu tờ trình xin kinh phí tổ chức hội thảo số 2
| CƠ QUAN CẤP TRÊN/TÊN
DOANH NGHIỆP TÊN ĐƠN VỊ/ PHÒNG BAN Số: ……/TTr-…… ———————- |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —–oOo—– ….., ngày ….. tháng ….. năm ….. |
|||||||||
|
TỜ TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO Về việc xin kinh phí tổ chức hội thảo Kính gửi: – [Tên Cơ quan cấp trên, hoặc Giám đốc doanh nghiệp] ……………….. – Phòng Tài chính – Kế hoạch/ Phòng Kế toán – …………………………………………………………………………… – Căn cứ theo quyết định số:……./ QĐ- Về việc tổ chức hội thảo ………………… – Căn cứ biên bản họp số: …………………. thống nhất về việc tổ chức hội thảo của ……. Để việc tổ chức hội thảo …… đạt được hiệu quả tốt theo kế hoạch theo tinh thần chỉ đạo của [Tên cơ quan cấp trên] đề xuất các vấn đề sau:
Kinh phí tổ chức hội thảo:
Cam kết trong quá trình tổ chức hội thảo: Rất mong được sự quan tâm, xem xét của ban lãnh đạo [Tên cơ quan cấp trên] ……. để việc tổ chức hội nghị thành công tốt đẹp. |
||||||||||
| Nơi nhận
– Như trên; – Lưu: VT. |
TM . ĐƠN VỊ ĐỀ XUẤT
(Đã ký) |
|||||||||
AT Hà Nội – đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo uy tín, chuyên nghiệp
AT Hà Nội là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói, uy tín và chuyên nghiệp hàng đầu Hà Nội và các tỉnh phía Bắc. Đến nay, AT Hà Nội tự hào luôn được khách hàng tin tưởng lựa chọn sử dụng dịch vụ tổ chức hội thảo vì những lý do sau:
- Đơn vị tổ chức sự kiện, uy tín với hơn 1 thập kỷ hoạt động
- Cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói
- Đa dạng gói dịch vụ đáp ứng mọi ngân sách của khách hàng
- Chất lượng dịch vụ 5 sao với chi phí tối ưu nhất
- Cung cấp trang thiết bị máy móc hiện đại, chính hãng, độ mới cao
- Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, phục vụ tận tâm
- Có quy trình làm việc tinh gọn, thống nhất
- Làm việc 100% dựa trên hợp đồng
AT Hà Nội gửi đến khách hàng thông tin về kinh phí tổ chức hội thảo, từ đó khách hàng có thể ước tính được mức dự toán kinh phí tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp mình. Ngoài ra, nếu khách hàng đang muốn tìm hiểu rõ hơn về dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói do AT Hà Nội cung cấp, liên hệ trực tiếp với AT Hà Nội qua hotline để được tư vấn chi tiết!
