Tổ chức chương trình Roadshow chuyên nghiệp

Hotline: 0965 433 678

Tổ chức chương trình roadshow từ lâu đã là hình thức marketing hiệu quả được nhiều nhãn hàng sử dụng khi ra mắt sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu, giới thiệu chương trình khuyến mãi,… Hãy cùng AT Hà Nội tìm hiểu cách để tổ chức một chương trình roadshow chuyên nghiệp ngay sau đây nhé!

Tìm hiểu về chương trình roadshow

Chương trình roadshow từ lâu đã không còn quá xa lạ với nhiều người nhưng không phải ai cũng có cách hiểu đúng về chương trình này. Dưới đây là một số thông tin về roadshow và AT Hà Nội đã tổng hợp được: 

Roadshow là gì?

Chương trình roadshow là chương trình gồm các hoạt động quảng cáo, biểu diễn lưu động trên đường phố để quảng bá, tăng độ nhận diện của sản phẩm, thương hiệu tới quần chúng. Đây được xem là một trong những lựa chọn marketing được nhiều nhãn hàng, doanh nghiệp ưa chuộng triển khai vì tính hiệu quả, tiếp cận được với số lượng lớn khách hàng. 

Thông thường chương trình roadshow được tổ chức với sự tham gia của số lượng lớn nhân sự là  PG nam nữ mặc đồng phục, đeo băng rôn, khẩu hiệu chạy xe quanh thành phố với sự tham gia của một số lượng khá lớn PG, PB. Các PG tham gia chương trình roadshow thường là sinh viên trẻ, năng động, khỏe mạnh, nhanh nhẹn. Khi lựa chọn, nhà tuyển dụng cũng ưu tiên những người có ngoại hình hơn để tăng giá trị của sự kiện và hiệu quả của chương trình.

Các chương trình roadshow  xuất hiện từ khá lâu đời và hiện nay vẫn rất phổ biến. Roadshow được đánh giá là một kênh marketing ngoài trời hiệu quả, hiện nay xuất hiện nhiều biến thể khác nhau của roadshow nhằm phục vụ các mục đích truyền thông của từng nhãn hàng. 

Đặc biệt của chương trình roadshow

Một sự kiện roadshow có những đặc điểm khác với những sự kiện quảng bá thương hiệu khác. Ví dụ như: 

• Số lượng nhân sự tham gia lớn (ít nhất là từ 15 – 20 người, có thể lên đến hàng trăm người tuỳ quy mô của chương trình roadshow). Nhân sự tham gia chương trình roadshow gọi là PG, PB, mặc đồng phục, có phụ kiện như mũ, khăn,…. mang màu sắc, logo nhận diện thương hiệu hoặc sản phẩm của nhãn hàng.
• Sự kiện roadshow gắn liền với các phương tiện giao thông như xe đẹp, xe máy, ô tô,… được trang trí đồng bộ và được PG, PB di chuyển qua nhiều tuyến phố, đường đông đúc nhằm tiếp cận với càng nhiều người càng tốt. Thường thì trong một chiến dịch sẽ chỉ chọn một loại phương tiện đồng nhất và yêu cầu về chất lượng của cả nhân sự, cả phương tiện đều phải tốt.
• Ngoài những hình ảnh nhận diện thương hiệu trên đồng phục và trên phương tiện di chuyển thì , nhãn hàng thường chuẩn bị kèm theo những ấn phẩm truyền thông khác như cờ phướn, poster, banner, mascot,… để đa dạng hoá và tăng tính hiệu quả của chương trình.
• Để thu hút sự chú ý số lượng lớn người đi đường thì nhân sự chương trình roadshow có thể thực hiện nhiều hoạt động hoạt náo như nhảy múa, nhảy flashmob, ca hát,… hoặc kết hợp với hoạt động phát tờ rơi, voucher để tăng sức mạnh truyền thông.
• Để tổ chức một chương trình roadshow, nhãn hàng và ban tổ chức cần xin giấy phép tổ chức khá khăn khe, tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc này. 
• Chi phí tổ chức không hề ít nhưng thời gian thực hiện một sự kiện roadshow thường không quá dài thường chỉ diễn ra một vài tiếng hoặc tối đa từ 3 – 5 ngày. Vì thế để tối ưu được chi phí tổ chức thì đơn vị tổ chức cần có sự chuẩn bị thật tốt, quá trình thực hiện cần đạt được hiệu quả cao nhất để xứng đáng với mức chi phí đã bỏ ra. 

Các loại chương trình roadshow phổ biến

Với mục đích thu hút, gây ấn tượng với số đông người đi đường, từ đó tăng mức độ nhận diện sản phẩm, thương hiệu với người tiêu dùng, đòi hỏi các chương trình roadshow ngày càng phải đổi mới, với nhiều hình thức độc lạ, sáng tạo hơn. Tại Việt Nam những năm gần đây có một số loại chương trình roadshow phổ biến như: 

Chương trình roadshow đi bộ

Roadshow đi bộ là loại chương trình roadshow thực hiện hoạt náo tại chỗ. Vị trí đứng sẽ có booth activation hoặc không. Thường thì loại chương trình roadshow này ngoài giới thiệu sản phẩm, dịch vụ thông thường thì sẽ kèm theo phát tờ rơi, giới thiệu chương trình khuyến mãi của nhãn hàng, phát mẫu dùng thử, mời khách hàng thử trải nghiệm dịch vụ,… Địa điểm tổ chức chương trình roadshow đi bộ là những nơi có đông người qua lại như chân chung cư, siêu thị, chợ, cổng trường học, trung tâm thương mại,… Các hoạt động nhằm thu hút sự chú ý thường được sử dụng như có mascot ngộ nghĩnh, tổ chức minigame, múa hát, mở nhạc sôi động,… 

Sự kiện roadshow xe đạp

Chương trình roadshow xe đạp sử dụng số lượng lớn xe đạp cùng chủng loại, thương hiệu, kích cỡ, màu sắc được trang trí ấn tượng bắt mắt, thực hiện di chuyển trên các tuyến đường để thu hút ánh nhìn của người đi đường. Đây là loại roadshow được nhiều doanh nghiệp lựa chọn do dễ tổ chức, tiện lợi và cũng rất hiệu quả. 

Sự kiện roadshow xích lô

Roadshow xích lô là một loại hình roadshow khá độc đáo, tạo ra ấn tượng mạnh với người đi đường do hiện tại xích lô không còn là phương tiện di chuyển phổ biến. Tuy nhiên không phải nhãn hàng nào cũng phù hợp để tổ chức roadshow xích lô. Chương trình roadshow xích lô thường được tổ chức tại các tuyến phố có nhiều khách du lịch, tuyến phố cổ, mang màu sắc cổ kính, truyền thống.

Hoạt động roadshow xe ô tô

Xe ô tô sẽ dán decal quảng cáo lên thân xe và thực hiện diễu hành trên nhiều tuyến phố. Những loại xe thường được sử dụng cho hoạt động  roadshow là xe ô tô 4 chỗ, xe ô tô 7 chỗ, xe mui trần,… Roadshow ô tô hiệu quả ở chỗ mang theo banner quảng cáo có kích thướng lớn di động tăng hiệu quả truyền thông lên rất nhiều.

Chương trình roadshow xe máy

Chương trình roadshow xe máy là một trong những sự kiện roadshow phổ biến nhất vì khả năng di chuyển xa hơn so với xe đạp nhưng lại không cần quá nhanh, vừa đủ để người đi đường chú ý và tiếp cận được với thông điệp của nhãn hàng.

Loại xe thường được sử dụng trong chương trình roadshow xe máy là các dòng xe tay ga mang lại tính thẩm mỹ cao, sự sang trọng, đẳng cấp cho nhãn hàng và cũng rất dễ sử dụng. 

Chương trình roadshow xe tải

Chương trình roadshow xe tải tạo ra sự thu hút không kém cạnh hình thức Roadshow xe ô tô, những chiến dịch Roadshow xe tải, xe bán tải gây ấn tượng mạnh mẽ nhờ kích thước quảng cáo khủng, khi được triển khai với số lượng lớn thì cực kỳ đẳng cấp và hoành tráng.

Chương trình roadshow xe bus 2 tầng

Xe bus 2 tầng hay còn gọi là xe bus city tour đang rất được ưa chuộng và được người dân vô cùng yêu thích vì kích thước lớn, đẹp mắt, thiết kế độc đáo,… Các chương trình roadshow xe bus 2 tầng thường được tổ chức tại các thành phố lớn như Tp.HCM, Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng,… 

Sự kiện roadshow màn hình LED di động

Gần đây những sự kiện roadshow màn hình LED di động ngày càng được sử dụng nhiều hơn. Màn hình LED có kích thướng lớn được gắn trực tiếp vào thùng xe tải, trình chiếu đoạn TVC, video quảng cáo, thông điệp của nhãn hàng sẽ di chuyển quanh thành phố. Với loại hình roadshow này thì sẽ có mức chi phí lớn hơn các loại hình roadshow khác nhưng cũng đem lại hiệu quả tốt hơn nhiều. 

Chương trình roadshow sáng tạo

Để thu hút người đi đường thì yêu cầu các chương trình roadshow ngày càng phải sáng tạo hơn, mới mẻ và thu hút hơn. Vì thế mà không ít ý tưởng roadshow độc lạ, phá cách ra đời. Có thể triển khai bằng việc sử dụng mockup 3D gắn trên xe để chuyến roadshow trở nên mới mẻ, độc lạ hơn. Hoặc roadshow được lên ý tưởng dựa theo các xu hướng, trend đang thịnh hành trên các nền tảng như tiktok, facebook,… sẽ thu hút lượng lớn người quan tâm, chú ý hơn. 

Ưu nhược điểm của việc tổ chức chương trình roadshow quảng cáo

Ưu điểm của tổ chức chương trình roadshow quảng cáo

Các chương trình roadshow có đặc tính linh hoạt, có thể tổ chức vào bất kỳ thời gian nào, địa điểm tổ chức cũng rất đa dạng miễn sao tiếp cận được với số lượng lớn khách hàng mục tiêu. 

Tất cả các ngành hàng, nhãn hàng, doanh nghiệp đều có thể marketing bằng việc tổ chức roadshow.

Chương trình roadshow đem lại hiệu quả nhận diện thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ cao. Gây ra sự tò mò, ấn tượng, ghi nhớ thông tin, thông điệp của nhãn hàng.  

Roadshow được ưa chuộng nhờ vào đặc tính linh hoạt cao, có thể tổ chức bất cứ thời điểm nào trong năm, miễn là phù hợp với mục đích và timeline đã đề ra của chiến dịch truyền thông.

Nhược điểm của tổ chức chương trình roadshow quảng cáo

Chi phí tổ chức chương trình roadshow khá lớn. Đây cũng là lý do chính khiến nhiều nhãn hàng cân nhắc rất nhiều trước khi tổ chức một chương trình roadshow.

Quá trình tổ chức chương trình roadshow có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như thời tiết, mật độ phương tiện trên đường,… Nếu đã bỏ ra một số tiền khá lớn nhưng lại có nguy cơ gặp nhiều rủi ro thì đúng là cũng cần cân nhắc rất nhiều. Vì thế trước khi tổ chức chương trình roadshow, đơn vị tổ chức cần xem xét, khảo sát địa điểm tổ chức chương trình một cách kỹ lưỡng để đảm bảo tiến độ và quá trình diễn ra sự kiện được suôn sẻ, thuận lợi. 

Việc tổ chức một sự kiện roadshow là không hề đơn giản, vừa phải đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và quan trọng hơn là đảm bảo an toàn cho nhân sự, người đi đường khi di chuyển trên đoạn đường dài. 

Thủ tục xin giấy phép tổ chức chương trình roadshow cũng khá phức tạp. Vì thế bạn nên chọn một đơn vị tổ chức uy tín, cam kết xin được giấy phép tổ chức chính thống tránh những rủi ro liên quan đến pháp luật khi thực hiện chương trình. 

Quy trình tổ chức roadshow tại AT Hà Nội 

Để tổ chức một chương trình roadshow không hề đơn giản, cần thực hiện nhiều hạng mục, tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí. Vì thế để đơn giản hoá mọi hoạt động khi tổ chức chương trình roadshow thì bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để thay bạn thực hiện những hoạt động này. AT Hà Nội là đơn vị với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức các chương trình roadshow lớn nhỏ cho nhiều nhãn hàng. Khi bạn tin tưởng và lựa chọn dịch vụ tổ chức chương trình roadshow tại AT Hà Nội bạn chỉ cần liên hệ với chúng tôi và các bước tiếp theo chúng tôi sẽ thay bạn thực hiện một cách tốt nhất. Dưới đây là quy trình tổ chức roadshow tại AT Hà Nội xin mời bạn tham khảo: 

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, tư vấn và báo giá cho khách hàng

Khi liên hệ với AT Hà Nội, khách hàng cần chia sẻ nhu cầu, mong muốn, mục tiêu khi tổ chức chương trình roadshow. Từ đó, AT Hà Nội sẽ tư vấn những gói dịch vụ phù hợp với từng khách hàng, từng chương trình cụ thể. 

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức và các phương án dự phòng rủi ro

AT Hà Nội sẽ xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện roadshow một cách chi tiết và hiệu quả. Đảm bảo ý tưởng độc lạ, sáng tạo, thu hút đem lại hiệu quả cao. Một bản kế hoạch luôn có đầy đủ thông tin thời gian, địa điểm, số lượng phương tiện, số lượng nhân sự, lịch trình di chuyển,…

Bước 3: Xin giấy phép tổ chức chương trình roadshow

Đây hẳn là bước gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên với AT Hà Nội, chúng tôi đã có nhiều kinh nghiệm trong việc xin giấy phép tổ chức thành công cho nhiều chương trình roadshow nên khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về việc này. 

Bước 4: Chuẩn bị đội ngũ nhân sự

 Đội ngũ nhân sự tham gia chương trình roadshow sẽ được AT Hà Nội lựa chọn kỹ lưỡng đảm bảo yêu cầu về chiều cao, ngoại hình, kỹ năng, kinh nghiệm,… Đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công nhất.

Bước 5: Sản xuất, lắp đặt, trang trí phương tiện roadshow

AT Hà Nội sẽ tiến hành sản xuất, lắp đặt các trang thiết bị cần thiết cho chương trình roadshow, đặc biệt là các ấn phẩm truyền thông và phương tiện di chuyển. 

Ngoài ra, để sự kiện được diễn ra thành công nhất, AT Hà Nội luôn kiểm tra kỹ thời tiết, thời gian và khảo sát địa điểm nhiều lần trước khi thực hiện chương trình chính thức.

Bước 6: Thực hiện chương trình roadshow

Khi thực hiện các chương trình roadshow, AT Hà Nội luôn có đội ngũ điều phối chương trình dày dặn kinh nghiệm, có kỹ năng giải quyết vấn đề và hoàn thành sự kiện hiệu quả. 

Bước 7: Nghiệm thu, gửi báo cáo về chương trình

Sau mỗi chương trình roadshow, AT Hà Nội sẽ tiến hành xử lý hình ảnh, video gửi cho khách hàng để phục vụ cho mục đích truyền thông sau sự kiện.

Mách bạn một số kinh nghiệm tổ chức roadshow

Sau khi tổ chức thành công hàng trăm sự kiện roadshow thì AT Hà Nội đã đúc kết được một số kinh nghiệm dưới đây: 

Lựa chọn tuyến đường tối ưu

Hãy lựa chọn tuyến đường tập trung đông đối tượng khách hàng mục tiêu để đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất. Nhưng hãy cân nhắc những tuyến đường quá đông. Việc di chuyển trên những tuyến đường quá đông đúc sẽ gây tác dụng ngược, gây tắc đường, gây cảm giác phản cảm, khó chịu cho người đi đường, thậm chí là gây mất an toàn và ảnh hưởng đến tiến độ của cả chương trình.

Xây dựng kế hoạch, kịch bản chi tiết

Tuỳ theo ngân sách, mong muốn của từng doanh nghiệp mà ban tổ chức chương trình lên một kế hoạch phù hợp nhất. Kế hoạch, kịch bản càng chi tiết thì quá trình thực hiện càng dễ dàng, suôn sẻ. 

Kế hoạch được xây dựng cần lưu ý đến các yếu tố như ý tưởng sáng tạo, địa điểm hợp lý, thời gian phù hợp, nhân sự đã được đào tạo, an toàn, hiệu quả,…

Cẩn trọng trong việc xin giấy phép

Tổ chức Roadshow tuy nói dễ mà lại khó thì thực chất đây là hình thức quảng cáo ngoài trời dễ dàng bị cảnh sát giao thông tuýt còi và xử phạt bất cứ lúc nào. Nên cần thận trọng trong khâu xin giấy phép Roadshow đầy đủ, cũng như có nhân sự giàu kinh nghiệm có thể đứng ra đàm phán, làm việc với cơ quan chức năng nếu chiến dịch phát sinh tình huống chạm mặt với cơ quan chức năng.

Luôn có kế hoạch dự phòng rủi ro

Tổ chức sự kiện nào cũng cần có kế hoạch dự phòng rủi ro và chương trình roadshow cũng vậy. Dù có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì cũng không thể tránh khỏi những tình huống phát sinh bất ngờ. Tuy nhiên nếu bạn đã có chuẩn bị trước cho những điều này thì mọi việc sẽ đơn giản hơn rất nhiều.  

Thiết kế ấn phẩm truyền thông mới lạ, độc đáo

Muốn tổ chức Roadshow hiệu quả, chỉ cần nhấn mạnh vào những tính từ như “độc đáo”, “mới lạ”, đẹp mắt”, càng độc lạ, càng đẹp thì càng thu hút sự chú ý của người đi đường.

Kết hợp nhiều kênh truyền thông khác

Việc kết hợp tổ chức chương trình roadshow với nhiều kênh truyền thông khác sẽ tạo ra hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ và đem lại hiệu quả cao. Đặc biệt là những kênh truyền thông đang là xu hướng của thời đại như video ngắn trên tiktok, review của các KOLs, KOC,… 

Bảng giá thuê dịch vụ tổ chức roadshow tại AT Hà Nội

Dịch vụ	Đơn vị	Số ngày	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền	ghi chú
Thuê xe đạp	xe	1	1	150,000	150,000	Xe đạp cào cào đồng bộ
Trang trí xe	xe	1	1	500,000	500,000	Trang trí toàn bộ xe: – Bánh xe: 4 mặt bánh xe, KT 0,61×0,61. – Giỏ xe. – Khung xe. – Cờ xe: KT 0,4m x 0,7m. Chất liệu PP cán bồi formex. Đảm bảo hình ảnh đẹp, chuyên nghiệp
Nhân sự đạp	người	1	1	500,000	500,000	PG năng động, nhiệt tình – Ngày làm 2 ca: sáng 2h; chiều 2 tiếng – Quãng đường chạy không quá 12km/2h
Trưởng nhóm dẫn đoàn	người	1	1	1,000,000	1,000,000	Dẫn đoàn roadshow, hỗ trợ khắc phục sự cố (nếu có) xảy ra trên đường. – Ngày làm 2 ca: sáng 2h; chiều 2 tiếng Chụp ảnh báo cáo cơ bản
Thuê váy xòe trắng xếp ly	cái	1	1	50,000	50,000	Thuê chân váy trắng
Vận chuyển xe tải 1,5 tấn	chuyến	1	2	700,000	1,400,000	Vận chuyển đi và về –  1 chuyến chở tối đa 17 xe
Nước uống lavie	thùng	1	1	100,000	100,000

Lưu ý: 

• Giá trên chưa bao gồm thuế 10% VAT 
• Phát sinh thời gian chi sẽ công thêm chi phí tính theo giờ
• Đi tỉnh chi phí sẽ cộng thêm tiền xe chuyên chở 

AT Hà Nội – Đơn vị tổ chức chương trình roadshow chuyên nghiệp

AT Hà Nội cung cấp trọn gói dịch vụ tổ chức Roadshow. Chúng tôi luôn cam kết sự thành công của chương trình và thực hiện chỉn chu mọi hoạt động như: 

• Hỗ trợ lên kế hoạch và ý tưởng quảng bá cho dự án, tiến hành phân tích hình thức quảng bá gần nhất đối với các đối tượng khách hàng tiềm năng.
• Phân tích và chọn các tuyến đường đi phù hợp, có lượng lớn người tham gia giao thông nhưng vẫn đảm bảo được an toàn cho toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện.
• Lựa chọn và cung cấp phương tiện tham gia Roadshow phù hợp với từng chiến dịch quảng bá hoặc tuyến đường chuẩn bị lưu thông.
• Hỗ trợ xin cấp giấy phép thực hiện Roadshow sau khi đã lên kế hoạch tổ chức cụ thể
• Lựa chọn nhân sự phù hợp và có sự đồng đều về ngoại hình. Số lượng nhân sự tham gia tùy theo yêu cầu của khách hàng hoặc chúng tôi sẽ gợi ý và đưa ra phương án nhân sự tốt nhất. 
• Luôn có nhân sự giám sát, điều phối toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện và luôn sẵn sàng giải quyết các tình huống phát sinh.  

Trên đây là một số thông tin về dịch vụ tổ chức chương trình roadshow tại AT Hà Nội. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn tổ chức được chương trình roadshow thành công. Nếu có nhu cầu tổ chức roadshow hoặc tổ chức sự kiện vui lòng liên hệ với hotline 965 433 678 để được tư vấn nhiệt tình nhé!

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói, uy tín số 1 Hà Nội