Tổ chức sự kiện du lịch uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội
Hotline: 0965 433 678
Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành du lịch thì những sự kiện du lịch không còn quá xa lạ với mọi người nữa. Đây là một loại sự kiện đem đến nhiều giá trị về mặt kinh tế, văn hoá, xã hội cho Việt Nam. AT Hà Nội là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện du lịch uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội.
Tìm hiểu về tổ chức sự kiện du lịch
Sự kiện du lịch là gì? Sự kiện du lịch là những sự kiện do các công ty, tổ chức thuộc ngành du lịch tổ chức nhằm thu hút khách hàng, kích thích nhu cầu đi du lịch của mọi người. Các hình thức phổ biến của sự kiện du lịch có thể kể đến như hội chợ du lịch, lễ hội du lịch, hội nghị du lịch,…
Du lịch là ngành dịch vụ đầy tiềm năng và đem lại doanh thu khổng lồ cho nền kinh tế Việt Nam. Tổ chức sự kiện du lịch giúp khách hàng tiếp cận gần hơn với các dịch vụ du lịch, quảng bá văn hoá, sản phẩm,… tăng doanh thu cho doanh nghiệp nói riêng và cả ngành du lịch nói chung.
Ở nước ta, các sự kiện nhằm quảng bá du lịch, văn hoá rất được quan tâm và được tổ chức dưới nhiều hình thức, quy mô khác nhau. Theo thống kê của Cục Văn hóa Cơ sở – Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, mỗi năm có hơn 8.000 lễ hội và sự kiện. Đặc biệt, có nhiều lễ hội và sự kiện trước đây không phải là sản phẩm du lịch, nhưng với sự phát triển của xã hội đã trở thành một trong những nét thu hút khách du lịch và dần được khai thác để phục vụ cho các hoạt động du lịch Việt Nam, trở thành các sự kiện du lịch.
Thông qua những sự kiện du lịch, văn hoá đặc sắc, hoạt động vui chơi giải trí được khách du lịch biết đến, tham dự và lan tỏa. Chính điều này đã góp phần làm tăng nguồn thu từ ngành du lịch cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tại địa phương. Đồng thời, tổ chức các sự kiện du lịch cũng sẽ giải quyết được bài toán mùa vụ trong phát triển du lịch tại một điểm đến.
Đây chính là cơ hội để các công ty du lịch thể hiện năng lực, sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu và sự đặc sắc, đặc biệt của mình. Đây được coi là yếu tố vô cùng quan trọng để hình ảnh thương hiệu được lan tỏa, tạo ra cơ hội để doanh nghiệp phát triển đột phá.
Tuy nhiên, chúng ta cần có cái nhìn đa chiều và đánh giá thực tế thì sự kiện du lịch ở nước ta còn có nhiều mặt hạn chế và bất cập như: tình trạng tắc đường, chen lấn xô đẩy, xả rác bừa bãi làm ô nhiễm môi trường,… Vì thế muốn khắc phục những vấn đề này, ban tổ chức cần đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện du lịch để kịp thời ngăn chặn và xử lý nghiêm các vi phạm, tạo môi trường du lịch trong lành, tích cực.
Tổ chức sự kiện du lịch là một quy trình gồm nhiều bước với mục tiêu cuối cùng là đưa doanh nghiệp đến gần với số lượng lớn khách hàng du lịch trong nước và quốc tế. Quy trình tổ chức sự kiện du lịch bao gồm lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chi tiết, chuẩn bị hậu cần, tiến hành và giám sát trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Tùy từng sự kiện sẽ truyền tải thông điệp khác nhau, mục đích cuối cùng là truyền tải ý nghĩa một cách ngắn gọn và sâu sắc nhất đến khách hàng.
Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới trọn gói uy tín
Vai trò của việc tổ chức sự kiện du lịch
Tổ chức sự kiện du lịch mang lại nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp và ngành du lịch Việt Nam. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của việc tổ chức sự kiện du lịch:
Thu hút, tạo ấn tượng với khách hàng và công chúng
Có thể nói, vai trò đầu tiên của sự kiện, tổ chức sự kiện đó là giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng. Đây là một kênh rất quan trọng trong việc quảng bá dịch vụ, sản phẩm của các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong ngành du lịch. Thông qua việc tổ chức sự kiện du lịch, số lượng lớn khách hàng, công chúng sẽ biết và có cơ hội tiếp xúc với sản phẩm, dịch vụ của công ty. Ngoài ra, tổ chức sự kiện cũng sẽ thu hút sự quan tâm của giới truyền thông, từ đó sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp có thể lan tỏa đến đông đảo khách hàng hơn.
Quảng bá hình ảnh du lịch Việt Nam
Đây có thể là điều dễ thấy nhất trong mỗi sự kiện du lịch. Hình ảnh con người, cảnh đẹp, văn hoá,… của Việt Nam được quảng bá và đưa đến du khách cả trong nước và quốc tế.
Khẳng định vị thế của doanh nghiệp trong ngành du lịch
Khi tổ chức sự kiện du lịch, doanh nghiệp sẽ tự tạo cho mình cơ hội để quảng bá hình ảnh, kinh nghiệm, phân khúc thị trường,… của doanh nghiệp. Thông qua sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức, doanh nghiệp khẳng định được vị thế, đẳng cấp, sự khác biệt trong ngành và trên thị trường du lịch.
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
Khách hàng sẽ biết đến và trải nghiệm các sản phẩm, dịch vụ du lịch của doanh nghiệp nhiều hơn thông qua các sự kiện du lịch. Khách mời tham gia sự kiện du lịch du lịch rất có thể trở thành khách hàng tiềm năng của công ty hoặc bất kỳ ai biết đến sự kiện qua các kênh truyền thông khác nhau đều có thể trở thành khách hàng tiềm năng sau này. Ngoài việc giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm, tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng tiềm năng mà tổ chức sự kiện du lịch còn là cơ hội để doanh nghiệp bùng nổ doanh số với những khách hàng mới.
Bước đột phá trong chiến dịch marketing du lịch
Khi doanh nghiệp thực hiện một chiến dịch marketing nào đó, thì thường kết hợp nhiều hoạt động truyền thông khác nhau như đăng bài lên facebook, review hay viral clip trên tiktok, video quảng bá trên youtube, TVC quảng cáo trên tivi, phát tờ rơi,… và tổ chức sự kiện du lịch là một trong số đó. Tổ chức sự kiện du lịch đem lại hiệu quả cao và là một bước quan trọng để đột phá hiệu quả doanh thu cho cả chiến dịch.
Hình thức tổ chức sự kiện du lịch khác biệt với các hình thức marketing khác là đã đánh thẳng vào tâm lý muốn được tiếp xúc và trải nghiệm dịch vụ, sản phẩm. Có thể nói, tổ chức sự kiện thành công sẽ cung cấp giá trị cho những người tham dự vượt ra ngoài những hiểu biết của họ về một sản phẩm hoặc dịch vụ. Do vậy, việc này sẽ tạo động lực, giúp củng cố thêm niềm tin của khách hàng về sản phẩm, doanh nghiệp.
Lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch
Việc xây dựng một kế hoạch chi tiết, cụ thể sẽ giúp việc tổ chức sự kiện du lịch trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Đồng thời cũng giảm thiểu tối đa những rủi ro, thiếu sót, sự cố khi tổ chức sự kiện. Vì thế khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch bạn cần lưu ý những yếu tố sau:
- Để ý từng chi tiết nhỏ: Đừng chỉ chăm chăm vào các mục lớn mà hãy chỉn chu từng chi tiết nhỏ nhất, vì nếu không cẩn thận trong một việc nhỏ nào đó cũng sẽ gây ấn tượng không tốt trong mắt khách hàng tiềm năng.
- Tìm hiểu kỹ thông tin đối tác đặc biệt là nhóm khách mời VIP: Việc này sẽ giúp doanh nghiệp khám phá và sáng tạo ra được kịch bản độc đáo nếu hiểu từng sở thích, bản sắc và hình ảnh mà đối tác đang muốn hướng đến.
- Lập kế hoạch, dự trù kinh phí chi tiết: Đừng xây một kế hoạch quá hoành tráng mà không tính toán ngân sách cẩn thận. Bạn sẽ rất dễ gây ra tình trạng lãng phí hoặc thiếu sót những hạng mục quan trọng khi tổ chức sự kiện.
- Hãy sáng tạo: Luôn sáng tạo, kích thích sự tò mò sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng mục tiêu.
Kịch bản tổ chức sự kiện du lịch
Để có một sự kiện du lịch thành công không thể thiếu bột kịch bản chi tiết và ấn tượng. Hãy cùng tìm hiểu về cách xây dựng kịch bản chương trình một cách chuyên nghiệp ngay sau đây:
Một số lưu ý khi xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện du lịch
AT Hà Nội chia sẻ với bạn một vài kinh nghiệm khi viết kịch bản chương trình sự kiện du lịch nhằm đảm bảo hấp dẫn, sáng tạo, truyền tải đầy đủ thông điệp của ban tổ chức và hiệu quả. Trước khi đi vào bước viết kịch bản bạn cần thực hiện xác định loại sự kiện, mục tiêu tổ chức, đối tượng khách tham dự, số lượng khách mời, địa điểm & thời gian tổ chức, ngân sách tổ chức,… Từ những thông tin này mà bạn sẽ hình dung và dễ dàng xây dựng được kịch bản chương trình phù hợp. Dưới đây là một số lưu ý khi xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện du lịch bạn không nên bỏ qua:
- Phân loại mẫu kịch bản chương trình: Mỗi loại sự kiện sẽ có tính chất, mục đích khác nhau nên yêu cầu về kịch bản chương trình cũng sẽ khác nhau. Dựa vào các thông tin đã nghiên cứu, bạn cần phân biệt rõ các sự kiện này để xây dựng được một kịch bản tổ chức sự kiện tốt nhất, đạt được hiệu quả truyền thông cao nhất.
- Kết cấu của kịch bản tổ chức sự kiện du lịch cần đảm bảo đủ 3 phần: Khai mạc, nội dung chính, kết thúc chương trình.
- Kịch bản chương trình phải bao gồm: kịch bản MC, các hoạt động thực hiện trong sự kiện, người thực hiện, thời gian thực hiện, các thiết bị hỗ trợ hoạt động,…
- Nội dung các hoạt động trong chương trình cần cung cấp đầy đủ các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng đồng thời phải đảm bảo tính logic, không bị rời rạc và thiếu liên kết.
- Khi xây dựng kịch bản cần tính toán đến yếu tố thời lượng, không nên quá dài dòng gây cảm giác mệt mỏi cho khách mời mà cũng không quá ngắn. Một chương trình quá ngắn vừa gây hụt hẫng cho người tham dự mà còn khiến ban tổ chức không đủ thời lượng để truyền đạt thông điệp cần thiết.
- Để tạo được dấu ấn với khách hàng và tạo sự khác biệt với đối thủ, chương trình sự kiện cần có điểm nhấn. Một số “key” bạn có thể tham khảo như: sự xuất hiện của người nổi tiếng, chơi trò chơi trúng thưởng, bốc thăm may mắn…
Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện du lịch hay nhất
Dưới đây là 2 mẫu kịch bản rút gọn của sự kiện du lịch mà AT Hà Nội đã từng tổ chức. Hy vọng đây sẽ là những gợi ý hữu ích để bạn xây dựng được những kịch bản sự kiện đầy đủ, chỉn chu của riêng mình.
Mẫu kịch bản chương trình Khai mạc Hội chợ Du lịch Nội địa
Địa điểm: Cung Văn hóa Việt Xô (91 Trần Hưng Đạo – Hà Nội)
Thời gian dự kiến: 08h30 – 11h, ngày … tháng .. năm …
Nội dung cụ thể:
- 08h30 – 09h00: Tiếp đón đại biểu, khách mời.
- 09h00 – 09h30: Biểu diễn văn nghệ khai mạc
- 09h30 – 09h45: MC tuyên bố lý do và Giới thiệu đại biểu
- 09h45 – 10h00: Lãnh đạo phát biểu khai mạc Hội chợ du lịch
- 10h00 – 10h10: Ban tổ chức Hội chợ phát biểu, giới thiệu các hoạt động sẽ diễn ra trong 3 ngày Hội chợ.
- 10h10 – 10h25: Chiếu Video tổng kết tình hình du lịch Việt Nam năm trước và mục tiêu trong năm nay.
- 10h25 – 10h35: Đại diện đơn vị lữ hành lên phát biểu
- 10h35 – 10h45: Các đồng chí lãnh đạo và các đại biểu tiến hành cắt băng khai mạc Hội chợ.
- 10h45 – 11h00: Biểu diễn nghệ thuật kết thúc lễ khai mạc
Mẫu kịch bản chương trình Họp báo ra mắt đường tour mới
Địa điểm:….
Thời gian dự kiến: 08h00 – 09h45, ngày… tháng… năm 2022
Nội dung cụ thể:
- 08h00 – 08h30: Đón tiếp đại biểu và khách mời. Ban tổ chức gửi thông cáo báo chí, lấy danh sách phóng viên tham dự. Sắp xếp phỏng vấn trước chương trình. Hướng dẫn vào khu vực tổ chức chương trình, ổn định chỗ ngồi.
- 08h30 – 08h45: MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu
- 08h45 – 09h00: Đại diện ban lãnh đạo công ty phát biểu khai mạc
- 09h00 – 09h15: Giới thiệu đường tour du lịch mới
- 09h15 – 09h45: Hỏi đáp, trao đổi giữa doanh nghiệp lữ hành và các đơn vị báo chí
- 09h45 – 10h00: MC gửi lời cảm ơn và bế mạc chương trình
- 10h00– 10h15: Kết thúc chương trình, tặng quà cho khách mời và các đơn vị báo chí.
Quy trình tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp
AT Hà Nội gợi ý một số bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện du lịch mà bạn không nên bỏ qua:
Xác định mục tiêu chính của sự kiện
Xác định mục tiêu sự kiện vô cùng quan trọng, quyết định đến các hoạt động tổ chức trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện du lịch. Mục tiêu của sự kiện du lịch thường là marketing, quảng bá du lịch địa phương, dịch vụ doanh nghiệp, nét đẹp truyền thống văn hóa,…
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện thực chất được gọi đơn giản là lên kịch bản sơ bộ cho cả chương trình. Đây có lẽ là phần xương sống của cả chương trình sự kiện. Ý tưởng tổ chức cần sáng tạo, mới lạ để tạo ra sự ấn tượng, thu hút khách mời đến tham dự sự kiện.
Sau khi có ý tưởng thì bạn cần lên một kịch bản chương trình chi tiết hơn có các hoạt động chính, phụ, khách mời, nhân sự, thời gian các hoạt động, tính khả thi,…
Tìm nguồn tài trợ tổ chức sự kiện
Sau khi dự trù kinh phí thì bạn cần tìm nguồn tài trợ tổ chức sự kiện. Bạn cần lên danh sách các nhà tài trợ tiềm năng có thể hỗ trợ nguồn kinh phí và nhân lực để thực hiện kịch bản đã đặt ra cho sự kiện. Mỗi sự kiện đều mang quy mô khá lớn, mà nguồn tài chính từ các đơn vị tổ chức khá hạn hẹp nên để thành công thì cần thu hút những đơn vị, nhà đầu tư để tài trợ cho sự kiện.
Ở bước này, đơn vị tổ chức cần tìm kiếm nhiều công ty, đối tác đồng hành để tài trợ và giúp đỡ cho sự kiện đạt hiệu quả nhất như cơ quan nhà nước, đơn vị muốn truyền tải nét đẹp văn hoá, các công ty muốn quảng bá thương hiệu của mình,…
Tiến hành thực hiện và vận hành sự kiện du lịch
Đây là bước tổ chức được mong chờ nhất và đem lại sự căng thẳng nhất cho đơn vị tổ chức. Để sự kiện thành công tốt đẹp, diễn ra thuận lợi nhất, đơn vị tổ chức phải có sự phân chia hợp lý về nguồn nhân lực giám sát, nhân lực phục vụ sự kiện, hệ thống an ninh và chạy sự cố,…
Các sự kiện du lịch thường có tính chất linh hoạt hơn nhiều so với các sự kiện khác. Chính vì vậy, trong thời gian tổ chức sẽ có rất nhiều những điều phát sinh không nằm trong kịch bản, nên phải hết sức lưu ý bước này.
Kết thúc sự kiện và rút ra bài học trong quá trình diễn ra sự kiện
Tổ chức du lịch dù cho đến bước kết thúc cũng cần sự chỉn chu và cẩn thận. Thông thường, sau khi kết thúc sự kiện, đơn vị tổ chức thường sẽ phải thanh lý hợp đồng cho các nhà cung cấp, tiến hành rà soát lại công tác tổ chức vừa qua và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo. Có như vậy, việc tổ chức sự kiện mới thật sự hoàn tất và có tính chuyên nghiệp.
Dịch vụ tổ chức sự kiện du lịch tại AT Hà Nội
AT Hà Nội là đơn vị có khả năng cung cấp đa dạng dịch vụ tổ chức sự kiện du lịch:
- Các lễ hội du lịch: Các lễ hội du lịch đã có từ lâu, thường được tổ chức định kỳ hàng năm, có quy mô lớn, thu hút rất nhiều du khách từ xa đến tham dự.
- Hội chợ du lịch: Hội chợ du lịch cũng là một trong những hoạt động phổ biến đề trưng bày và bán những sản phẩm du lịch như đồ ăn, đồ lưu niệm,…
- Các sự kiện quảng bá hình ảnh: Các sự kiện quảng bá khá đa dạng, có thể là các đơn vị cơ quan nhà nước, tổ chức cộng đồng muốn quảng bá nét văn hoá đặc trưng của đất nước hoặc những công ty muốn thông qua sự kiện du lịch để quảng bá hình ảnh của mình.
Tùy theo từng loại sự kiện và nhu cầu của khách hàng mà AT Hà Nội sẽ cung cấp các gói dịch vụ khác nhau phù hợp. Chúng tôi có cả các dịch vụ trọn gói từ A – Z và các gói dịch vụ lẻ như:
- Tổ chức sự kiện du lịch trọn gói: Đây là gói dịch vụ giúp khách hàng tối ưu được chi phí và nhân sự tổ chức nhất. AT Hà Nội sẽ phụ trách tổ chức sự kiện từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, từ lên ý tưởng, kịch bản đến việc chuẩn bị thiết bị, nhân sự và thực hiện tổ chức sự kiện.
- Cung cấp nhân sự sự kiện: Chúng tôi sẽ hỗ trợ cho thuê đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, theo từng mảng như nhân sự phục vụ tiệc, quay phim chụp ảnh, nghệ sĩ biểu diễn, nhóm múa, dancer, lễ tân, PG, MC, nhân sự kỹ thuật điều chỉnh âm thanh, ánh sáng,…
- Cho thuê thiết bị sự kiện: AT Hà Nội cho thuê đa dạng, đầy đủ các thiết bị tổ chức sự kiện như sân khấu, màn hình led, thiết bị âm thanh ánh sáng, bàn ghế sự kiện, quạt công nghiệp, thảm đỏ, nhà bạt không gian, cột chắn inox, cho thuê đèn sân khấu,…
Vì sao nên chọn sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện du lịch tại AT Hà Nội
Trong hơn 1 thập kỷ hoạt động, AT Hà Nội đã tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện du lịch lớn nhỏ. Dù trên thị trường xuất hiện rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện mới nhưng AT Hà Nội vẫn nắm giữ thị phần và chiếm được lòng tin của nhiều khách hàng, doanh nghiệp. Lý do bạn nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện du lịch tại AT Hà Nội:
Cung cấp số lượng lớn thiết bị chất lượng
AT Hà Nội có hệ thống kho bãi phủ khắp trên các quận huyện của Hà Nội. Trong kho luôn có sẵn đầy đủ các thiết bị tổ chức sự kiện. Vì thế chúng tôi có khả năng cung cấp số lượng lớn các thiết bị tổ chức sự kiện du lịch như bàn ghế, thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, khung truss, pallet nhựa, màn hình led,… Tất cả các thiết bị AT Hà Nội cung cấp đều được cam kết đảm bảo chất lượng.
Giá dịch vụ rẻ nhất thị trường
AT Hà Nội cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện không qua trung gian nên giá cho thuê luôn là rẻ nhất thị trường. Bên cạnh đó, với nhiều năm kinh nghiệm AT Hà Nội đã tối ưu được mọi chi phí trong quy trình hoạt động và đem đến cho khách hàng các gói dịch vụ với giá hợp lý nhất. Ngoài ra với những khách hàng thân thiết hoặc khách hàng sử dụng các dịch vụ trọn gói thì AT Hà Nội luôn có nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn kèm theo.
Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhanh nhẹn
AT Hà Nội quy tụ đội ngũ nhân sự yêu nghề, nhiệt tình, sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ khách hàng 24/7. Tùy theo nhu cầu, ngân sách của khách hàng mà nhân sự của AT Hà Nội sẽ tư vấn các gói dịch vụ phù hợp. Chúng tôi luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.
Ngoài ra, AT Hà Nội cung cấp nhân sự phục vụ sự kiện như MC, PG, lễ tân, nhân viên an ninh, nhân sự kỹ thuật,… đều đã có nhiều năm kinh nghiệm, được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, có khả năng xử lý tình huống tốt
Quy trình làm việc tinh gọn, linh hoạt
Sau nhiều năm hoạt động, AT Hà Nội đã rút kinh nghiệm qua nhiều sự kiện, chúng tôi xây dựng được quy trình làm việc chuyên nghiệp, tinh gọn, linh hoạt nhằm đem lại trải nghiệm tốt nhất cho mỗi khách hàng.
Cam kết tổ chức sự kiện thành công
Với tất cả những nguồn lực sẵn có, AT Hà Nội cam kết làm mọi khách hàng hài lòng, tổ chức sự kiện du lịch thành công và chuyên nghiệp nhất.
Trên đây, AT Hà Nội đã chia sẻ với bạn những thông tin về dịch vụ tổ chức sự kiện du lịch. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện du lịch thành công. Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về dịch vụ của chúng tôi vui lòng liên hệ với hotline 0965 433 678.