Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp
Hotline: 0965 433 678
Sự kiện khai trương là một sự kiện mang nhiều giá trị về mặt tinh thần, phong thuỷ và cả giá trị rất lớn về mặt truyền thông cho doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết quy trình tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp, đem lại hiệu quả cao nhất. AT Hà Nội sẽ hướng dẫn bạn ngay sau đây nhé!
Sự kiện khai trương là gì?
Sự kiện khai trương (Lễ khai trương – Grand Opening) là một trong những sự kiện đặc biệt quan trọng đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh, thương hiệu, doanh nghiệp.
Trong tiếng Hán, “khai” có nghĩa là mở đầu, “trương” nghĩa là lớn mạnh, phát triển và “khai trương” có ý chỉ những việc mở đầu trong kinh doanh, buôn bán sẽ màng càng phát đạt và thành công hơn. Khai trương là một thủ tục từ lâu đời nay với ý niệm cầu mong gặp nhiều may mắn, kinh doanh suôn sẻ và thuận buồm xuôi gió. Để tổ chức sự kiện khai trương đòi hỏi cần chuẩn bị thật kĩ càng nguồn nhân lực từ tác phong, thái độ, sự chuyên nghiệp, khả năng xử lý tình huống,…
Tuy nhiên khi tổ chức sự kiện lễ khai trương phải tùy vào quy mô, tính chất, ngân sách, mục tiêu để có thể lựa chọn được những ý tưởng, hoạt động cần thiết và phù hợp. Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc tổ chức lễ khai trương không chỉ mang giá trị tinh thần, phong thủy mà đó còn là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu của mình đến với khách hàng. Để làm được điều đó thì quy trình tổ chức lễ khai trương phải được chuẩn bị kỹ càng.
Các dịch vụ tổ chức lễ khai trương tại AT Hà Nội
AT Hà Nội nhận tổ chức đa dạng các loại sự kiện khai trương. Dưới đây là một số các dịch vụ tổ chức lễ khai trương tại AT Hà nội:
Tổ chức khai trương cửa hàng
Dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng thường được tổ chức với mục đích thông báo cho tệp khách hàng mục tiêu, dân cư trong khu vực về sự xuất hiện của cửa hàng trên thị trường. Sự kiện khai trương cửa hàng sẽ thường kèm theo những chương trình khuyến mãi hấp dẫn để gây ấn tượng, thu hút người tiêu dùng sử dụng sản phẩm của cửa hàng, tăng doanh thu, kích cầu mua sắm.
Tổ chức khai trương spa, thẩm mỹ viện
Spa, thẩm mỹ viện là cơ sở chăm sóc sắc đẹp vì thế mà khi tổ chức khai trương spa, thẩm mỹ viện sẽ có yêu cầu rất cao về tính thẩm mỹ, độ vệ sinh cao. Chính vì thế quy trình tổ chức sự kiện khai trương spa, thẩm mỹ viện cần sự chỉn chu, cẩn thận hơn rất nhiều vì nó sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và hình ảnh của cả doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Thông thường các sự kiện khai trương spa, thẩm mỹ viện sẽ mang phong cách sang trọng, vui tươi và mang đậm màu sắc, phong cách, tinh thần, thông điệp của từng doanh nghiệp.
Tổ chức khai trương nhà hàng
Tương tự như tổ chức sự kiện khai trương khác thì khai trương nhà hàng cũng cần chuẩn bị khá nhiều hạng mục. Những hạng mục quan trọng cần lưu ý khi thực hiện quy trình tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng như chương trình khuyến mãi về giá món ăn, món tặng kèm miễn phí hoặc trò chơi may mắn, đội múa lân, mâm cúng khai trương, nhân sự phục vụ chuyên nghiệp,… Đặc biệt nhà hàng là cơ sở kinh doanh ăn uống nên rất quan trọng yếu tố sạch sẽ, gọn gàng, vệ sinh nên hãy trang trí nhà hàng một cách đơn giản, tinh tế, chuyên nghiệp, mang đậm phong cách riêng của nhà hàng. Không nên trang trí quá diêm dúa, cầu kỳ sẽ gây mất thiện cảm với khách mời.
Tổ chức khai trương showroom
AT Hà Nội cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương showroom, cửa hàng trưng bày chuyên nghiệp. Showroom khác với các cửa hàng thông thường là bên cạnh bán hàng thì còn tập trung trưng bày. Thường thì những sản phẩm ở showroom sẽ có giá trị khá cao nên việc tổ chức một sự kiện khai trương showroom hoành tráng là vô cùng cần thiết.
Xem thêm: Dịch vụ tổ chức khai trương showroom trọn gói, chuyên nghiệp
Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, công ty
Tổ chức khai trương công ty, văn phòng thường là một buổi lễ khai trương không quá lớn và là một dịp tốt để đẩy mạnh truyền thông, tăng độ nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp. Quy trình tổ chức sự kiện khai trương công ty hay văn phòng mới thường khá đơn giản và không quá cầu kỳ như những sự kiện khai trương khác.
Gợi ý 10 bước trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương công ty chuyên nghiệp
Với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, AT Hà Nội gợi ý cho bạn 10 bước trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương công ty chuyên nghiệp:
Bước 1: Xác định ý tưởng, chủ đề, thông điệp cho sự kiện
Mỗi sự kiện được tổ chức đều cần có một chủ đề và truyền tải một thông điệp nào đó. Nếu chỉ tổ chức sự kiện khai trương công ty để có và là hình thức thôi thì sẽ không tối ưu được nguồn lực, không đạt được mục đích cao nhất của việc tổ chức sự kiện. Tuỳ theo mục tiêu tổ chức, sứ mệnh, phong cách làm việc,… của doanh nghiệp mà sự kiện khai trương sẽ có chủ đề, thông điệp phù hợp. Việc xác định rõ ràng ý tưởng, chủ đề, thông điệp của sự kiện cũng sẽ giúp đem lại hiệu quả truyền thông mạnh mẽ, sự kiện sẽ thực sự trở thành những khoảnh khắc có ý nghĩa sâu đậm không chỉ với chủ doanh nghiệp mà còn với toàn bộ nhân sự của công ty và khách mời tham dự.
Bước 2: Xác định thời gian tổ chức sự kiện khai trương
Sự kiện khai trương mang ý nghĩa phong thuỷ, tâm linh với nhiều doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp. Vì thế không thể tổ chức bừa mà cần được xem ngày cần thận sao cho ngày lành, tháng tốt để các hoạt động kinh doanh gặp nhiều may mắn, phát đạt.
Bước 3: Lên ý tưởng chi tiết, hình thức tổ chức khai trương công ty
Lên ý tưởng tổ chức và hình thức tổ chức sẽ giúp sự kiện khai trương công ty của bạn hấp dẫn, thu hút với khách mời. Giữ chân khách mời đến cuối cùng.
Bước 4: Xây dựng kịch bản, timeline chi tiết
Xây dựng kịch bản, timeline chỉ tiết là một bước rất quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương công ty. Những hoạt động trong sự kiện càng được xây dựng một cách chi tiết thì quá trình tổ chức sự kiện khai trương công ty càng dễ dàng và suôn sẻ.
Bước 5: Dự trù kinh phí, lấy báo giá các hạng mục từ nhà cung cấp
Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, tránh tình trạng lãng phí hay thiếu sót thì việc lên một dự trù kinh phí là rất cần thiết. Để có một bản dự trù kinh phí chính xác, chi tiết nhất thì bạn nên tham khảo nhiều nhà cung cấp để có được báo giá các hạng mục phù hợp.
Bước 6: Khảo sát địa điểm tổ chức (nếu cần thiết)
Thường thì khai trương công ty sẽ được tổ chức ngay tại văn phòng, trụ sở công ty nên bước này sẽ không cần thiết. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp muốn tổ chức khai trương công ty với quy mô lớn và có nhiều khách mời quan trọng thì việc này sẽ đóng vai trò rất quan trọng quyết định đến trải nghiệm của khách mời trong sự kiện.
Bước 7: Setup các hạng mục
Dù có lên kế hoạch chi tiết như thế nào thì nếu setup các hạng mục không chỉn chu thì cũng không đạt được hiệu quả tối đa. Set up các hạng mục là một bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương công ty chuyên nghiệp.
Bước 8: Nghiệm thu trước chương trình
Đây sẽ là bước để kiểm tra lại và chắc chắn rằng tất cả các hạng mục đều đã được chuẩn bị, thi công một cách đầy đủ, cẩn thận, chuyên nghiệp. Nếu xảy ra thiếu sót thì đây là thời gian để bạn kịp thời sửa chữa, bổ sung giúp sự kiện hoàn thiện, thành công nhất.
Bước 9: Thực hiện lễ khai trương công ty
Để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công thì cần chuẩn bị một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và nhiều kinh nghiệm. Đặc biệt là với những sự kiện khai trương công ty có quy mô lớn thì càng cần những nhân sự có khả năng xử lý tình huống tốt.
Bước 10: Kết thúc chương trình, thu dọn
Sau khi kết thúc chương trình, đơn vị tổ chức cần thu dọn toàn bộ đạo cụ, trang trí, thiết bị và trả lại địa điểm tổ chức.
Xem thêm: Tổ chức lễ khai trương văn phòng mới trọn gói tại AT Hà Nội
Quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói, chuyên nghiệp tại AT Hà Nội
Để khách hàng dễ dàng hơn trong việc sử dụng dịch vụ của AT Hà Nội, chúng tôi xây dựng quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói như sau:
Tiếp nhận nhu cầu từ khách hàng
Khi có nhu cầu tổ chức khai trương vui lòng liên hệ với AT qua hotline 0965 433 678. Khi liên hệ khách hàng cần chia sẻ chi tiết về nhu cầu, mong muốn, ý tưởng, ngân sách. AT Hà Nội sẽ căn cứ những thông tin khách hàng cung cấp để tư vấn gói dịch vụ, báo giá các hạng mục phù hợp và tối ưu nhất với từng khách hàng. Sau khi đã thống nhất toàn bộ những thông tin thì 2 bên tiến hành ký hợp đồng và AT Hà Nội thực hiện những bước tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương.
Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề
Dựa vào mục đích, tính chất, quy mô,… sự kiện mà AT Hà Nội sẽ lên lên ý tưởng, xây dựng chủ đề buổi khai trương sao cho phù hợp. AT Hà Nội cam kết ý tưởng sáng tạo, thu hút, không “đụng hàng” và mang đậm phong cách của doanh nghiệp.
Lên kế hoạch chi tiết
Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương là lên kế hoạch chi tiết. AT Hà Nội sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch chi tiết để khách hàng duyệt. Kế hoạch sẽ bao gồm những hạng mục cần chuẩn bị, dự trù kinh phí, yêu cầu thực hiện và đặc biệt là sẽ có kế hoạch dự phòng rủi ro. Đây đều là những điều rất quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương.
Lên kịch bản chương trình
AT Hà Nội sẽ xây dựng kịch bản chương trình hấp dẫn, ấn tượng giúp doanh nghiệp ghi điểm với khách hàng trong ngày khai trương và đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất.
Chuẩn bị các thiết bị, nhân sự cho buổi lễ khai trương
AT Hà Nội sẽ tiến hành toàn bộ các công tác chuẩn bị cho sự kiện như:
- Chuẩn bị và làm đầy đủ các thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại các sở văn hóa và du lịch.
- Chuẩn bị thiết bị sự kiện: bàn ghế sự kiện, backdrop, màn hình led, âm thanh, ánh sáng, thảm đỏ, sân khấu,…
- Trang trí sự kiện: set up hoa, bóng bay, cổng hơi, rối hơi,… và các phụ kiện trang trí khác
- Chuẩn bị nhân sự chuyên nghiệp: MC, lễ tân, nhân viên an ninh, PG,…
Tiến hành lễ khai trương
Một sự kiện khai trương thường sẽ được thực hiện theo trình tự sau:
- Mở đầu buổi lễ là một màn múa lân và rồng.
- Các tiết mục và trò chơi phải độc đáo và hấp dẫn.
- Giới thiệu mục đích, ý nghĩa của buổi lễ.
- Giới thiệu các đại biểu và mời chủ doanh nghiệp lên phát biểu.
- Tiếp tục thực hiện các nghi thức khai trương như cắt băng khánh thành.
- Tiếp tân tiễn khách ra về và có thể tặng quà (nếu có).
Tuy nhiên, tuỳ theo từng sự kiện mà quy trình thực hiện sẽ có nhiều sự khác nhau. AT Hà Nội cam kết tổ chức thành công sự kiện và đem lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Kết thúc lễ khai trương
Sau khi kết thúc lễ khai trương, AT Hà Nội dọn dẹp vệ sinh khu tổ chức, thu dọn các thiết bị và gửi báo cáo, hoá đơn, chứng từ sự kiện cho khách hàng. Khách hàng sau khi nghiệm thu vui lòng thanh toán chi phí theo đúng như các thoả thuận trong hợp đồng.
Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện khai trương tại AT Hà Nội. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hình dung được và tổ chức được sự kiện thành công. Nếu có nhu cầu tổ chức khai trương hoặc thuê các thiết bị tổ chức khai trương vui lòng liên hệ hotline 0965 433 678 để được hỗ trợ sớm nhất nhé!
